Dat gaat alleen maar als je acties onderneemt.
Acties die je, stap voor stap, naar je Doel(en) brengen.

Om je te helpen ook die acties in je Plan op te nemen, ze vervolgens daadwerkelijk uit te voeren en ook nog vast te leggen voor het Urencriterium, heb ik hieronder 3 handige GRATIS tools voor je neergezet.

En voor je het vraagt: ja, ze zijn allemaal te gebruiken in de webversie EN als app op je Android smartphone (ik heb geen iPhone, dus daar weet ik het niet van). Wel zo handig.

Wunderlist

Zoals ik al in de inleiding schreef, zijn acties stappen op de weg naar je Doel. Net zoals je tijdens het lopen de ene voet voor de andere zet, volgen je acties ook op elkaar.

Je wilt je acties dus kunnen uitzetten in de tijd.
Met een simpele to do-lijst lukt dat niet, maar met een tool als Wunderlist wel.

Je kunt je actie niet alleen op een specifieke datum inplannen, maar zelfs op een specifieke tijd. Met of zonder seintje vooraf.

Je kunt er ook terugkerende acties mee inplannen. Bijvoorbeeld het schrijven van je wekelijkse of tweewekelijkse blog.

Op de website vind je alle andere gebruiksopties van Wunderlist.

Focus Timer Reborn

Met focus je geplande acties uitvoeren is niet altijd even makkelijk. Voor je het weet, heeft de waan van de dag je alweer te pakken.

Het kan dan helpen om in tijdsblokken te werken. Periodes waarin je alle mogelijke afleiders buitensluit. Onnodig vensters op je PC/laptop dicht, je telefoon (of op z’n minst de pushberichten) uit – dat soort dingen.

De tijdsblokken waarin je met 100% focus je acties uitvoert, wissel je af met korte pauzes.

Een bekend schema voor de afwisseling focustijdsblok/pauze is de pomodoro-techniek.
Past dat schema bij je? Dan heb je in principe een ruime keus uit apps en/of cross-platform tools.

Werk je net als ik liever met een ander schema, dan is Focus Timer Reborn misschien ook iets voor jou. Op de app stel je het door jou gewenste schema in. De webversie neemt dat dan netjes over.

De webversie van de Focus Timer Reborn vind je hier.

Toggl

Als de tijd die je besteedt aan je acties op jaarbasis 1.225 uur of meer is, kun je gebruik maken van minstens één interessant belastingvoordeel.

Voor dit belastingvoordeel gaat het om de tijd die je aan AL je acties besteedt. Dus niet alleen de acties die je naar je Doel(en) brengen. Ook de acties die je tijdens die reis ondersteunen. Alle acties die je onderneemt met een zakelijk doel.

Sinds de start van mijn ZZP-bedrijf in 2007 heb ik de nodige manieren gebruikt om mijn uren vast te leggen. Maar een aantal jaar geleden vond ik Toggl en sindsdien wil ik niks anders meer.

Even handig inrichten (zie mijn tip verderop) en je kunt altijd en overal je tijd registreren. Dat niet alleen: Toggl produceert handige rapporten, voor het geval je al je uren ooit moet bewijzen aan de Belastingdienst.

Ken je Toggl nog niet? Hier vind je alle informatie.

Nog even een tip tot besluit

De 3 gratis tools die ik in dit artikel heb genoemd, zijn de tools die ik gebruik. Dat houdt niet in dat soortgelijke tools minder goed zijn. Of minder goed werken. Het houdt in dat ze minder goed werken voor MIJ.

Maar hoe kom je er nou achter welke tool goed werkt voor JOU?
Door te testen.

Ga daarbij uit van de output die je wilt: “begin with the end in mind”.
Zo heb ik bijvoorbeeld de inrichting van Toggl een beetje aangepast. Daardoor kan ik de output van de gratis versie nu toch gebruiken als basis voor de facturen voor mijn uurtje/factuurtje-klanten.

Staat jouw favoriete tool in dit blog? Laat het me weten in een reactie hieronder.

Ken je andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de social media buttons.

Het bericht 3 Gratis tools om je acties te plannen, uit te voeren en vast te leggen verscheen eerst op De ZZP-School.

Het is dus meer dan de moeite waard om daar tijd en aandacht aan te besteden.

Helaas zie ik nog zo veel ZZP’ers bij wie contentmarketing het sluitstuk van de planning is.
Maar hoe kun je nou klanten krijgen als ze niet weten dat jij bestaat??

Om het voor jou makkelijker te maken om op een goeie manier je content wereldkundig te maken, heb ik in dit blogs 7 tips voor je neergezet.

• In je jaarplanning heb jij bepaald welke activiteiten je op welk moment laat plaatsvinden: een training, de lancering van een nieuw product, je verjaardagsactie.

• In je marketingkalender heb je bepaald op welk moment je begint met hiervoor aandacht te vragen en op welke manier. Eén mogelijke manier is door middel van het (online) verspreiden van content.

Dus ook voor je contentkalender geldt: werk planmatig toe naar de activiteiten waar je aandacht voor wilt. Met je blogs/vlogs, je nieuwsbrief en met je social media-updates.

Starten met 1x per maand en dit elke maand blijven doen, is beter dan na 5x wekelijks bloggen een half jaar niks meer van je laten horen.

En ja, 1x/half jaar is ook regelmatig, maar niet een frequentie die ik adviseer.

Andersom geldt hetzelfde: gebruik reacties op je social media-updates en blogs als bron voor je blogs/vlogs.[/thrive_toggles][thrive_toggles title=”Tip 4 – Kies social media-platformen waar je doelgroep te vinden is” no=”4/7″]Maar dat is niet het enige: is je doelgroep daar ook bereikbaar voor jou??
In principe zit tegenwoordig iedereen op Facebook, maar kun je ze ook bereiken? Als groep?[/thrive_toggles][thrive_toggles title=”Tip 5 – Ieder social media platform kent z’n eigen ‘taal’” no=”5/7″]Plaats niet klakkeloos je updates op het ene platform door op één of meer andere!
Een tweet die je met hashtags en al één op één doorzet op Facebook kun je net zo goed niet plaatsen.

Kies liever één platform waar je op de goeie manier aanwezig bent, dan teveel platformen waar je alles halfwas doet.

Het is de bedoeling dat je content een bijdrage levert.
Aan je conversie. Aan je naamsbekendheid. Aan je expertstatus.
Je content moet er geen afbreuk aan doen!

Ieder social media platform kent ook z’n eigen update-frequentie.
Voor de meeste Facebookpagina’s zijn 5 updates per dag echt teveel van het goede. Terwijl dit op Twitter een prima aantal kan zijn.

Ga uit van het ‘gangbare’ aantal voor dat platform en pas de frequentie vervolgens aan naar wat het beste past bij jou en je doelgroep.

Ook hier geldt: beter 1x/dag goed dan 5x/dag halfwas.[/thrive_toggles][thrive_toggles title=”Tip 6 – Maak gebruik van afbeeldingen” no=”6/7″]Gebruik voor je blog afbeeldingen die je verhaal versterken, verduidelijken, de juiste sfeer oproepen. Of je nou één grote headerafbeelding gebruikt, of meerdere kleinere, zorg dat ze bijdragen.

Afbeeldingen op social media zorgen ervoor dat je updates eerder bekeken worden EN zorgen voor een grotere betrokkenheid: likes, reacties en shares.
Maar ook hier geldt dat ze moeten passen bij de content die je deelt.[/thrive_toggles][thrive_toggles title=”Tip 7 – Gebruik een template/format” no=”7/7″]Hiermee bedoel ik niet een format zoals je vaak ziet voor een blog.
In dit geval gaat het om houvast door vaste items te gebruiken op de verschillende dagen van de week, bijvoorbeeld

• een bepaald onderwerp – tip, nieuws, je nieuwste blog
• een bepaald uitgangspunt – informeren, entertainen, educatie, confrontatie
• een bepaalde vorm – quote, video, afbeelding
• of een combinatie daarvan.

Let op: de inhoud werkt in principe nog steeds naar je geplande activiteiten toe!!

Tot slot heb ik nog een paar bonustips voor je:

Bonustip #1 – Werk vooruit

Doe dit zowel voor het maken van je content als voor het maken van je afbeeldingen.
Zorg wel dat je contentkalender ruimte laat voor de actualiteit.

Bonustip #2 – laat je inspireren door bijzondere dagen/gebeurtenissen

Kijk op sites als Issuekalender, Inhaakkalender of Fijne dag van welke bijzondere dagen je kunt linken aan je geplande acties en de interesses, problemen en wensen van je doelgroep.

Bonustip #3 – Gebruik een goeie tool

Voor je nieuwsbrief is Mailchimp een hele fijne: die is tot 2000 abonnees gratis voor de standaard functies. Daardoor kun je er dus zonder hoge kosten een beetje ‘ingroeien’.
Wil je meer functionaliteiten, dan is een alternatief als ActiveCampaign of Autorespond een betere keuze.

Voor al je social media-updates kom je als ZZP’er al een heel eind (zo niet het hele eind) met diverse gratis tools als Hootsuite, Postcron, Tweetdeck en Buffer.

Zelf maak ik al een paar jaar (ook) gebruik van een betaalde variant, CoSchedule (affiliatelink). Daarmee kan ik namelijk bij het plaatsen van een nieuw blog gelijk een social media-campagne inplannen voor meerdere platformen.
Lekker overzichtelijk EN ’t scheelt bergen tijd.

Tot slot nog even een bonustip bij bonustip #3: plaats je Facebook-updates bij voorkeur NIET via een tool.

Facebook waardeert zichzelf een stuk hoger dan ‘third party-tools’. Alles wat je op Facebook zelf regelt (video, andere update) wordt daardoor vaker getoond aan je fans: je bereik ervan is groter.

Bijkomend voordeel: als je een bericht inplant op Facebook, kun je de link ervan gebruiken om in updates op je andere platformen naar je Facebook-update te verwijzen.

Er is over dit onderwerp nog zoveel meer te vertellen … Zet jij je aanvullende tips of vragen in een reactie hieronder?

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.

Het bericht 7 Tips die je helpen bij het vullen van je contentkalender verscheen eerst op De ZZP-School.

Een website waar je ook graag je aanbod op laat zien. Een aanbod dat precies is waar jouw ideale klanten naar op zoek zijn. Moeten ze je content en je aanbod natuurlijk wel zien. Dus wil je verkeer naar je website, hoe meer hoe beter. Toch?

Ja. En nee – niet zonder meer.

Je wilt bezoekers hebben, veel bezoekers

Eén op de zoveel bezoekers ruilt een e-mailadres voor jouw weggever, één op de zoveel inschrijvers wordt klant (conversie). Maar niet iedere bezoeker wordt een nieuwsbriefabonnee en niet iedere nieuwsbriefabonnee wordt een klant. Je hebt dus veel bezoekers nodig om aan het gewenste aantal klanten te komen.
Hoe doe je dat??

Het helpt als je een paar basis-SEO-regels op je site doorvoert, maar er is een belangrijker aspect: zorg voor voldoende content, die aansluit bij wat je doelgroep zoekt. Als je content maakt voor je bezoekers, dan maak je Google vanzelf al blij.

Maak ook gebruik van social media om je doelgroep op meer en andere manieren te bereiken en uit te nodigen op je website.

Je wilt niet iedereen op bezoek hebben

“Hè? Klinkt dat niet een beetje tegenstrijdig?” Nee, echt niet.

Ik heb het hier niet over potentiële spammers, hackers en anderen die graag wat narigheid op je site achterlaten. Ik heb het hier over hele gewone mensen.
Mensen die wel op jouw site terechtkomen, maar niet tot je doelgroep behoren.

Dit soort bezoekers zal nooit klant van je worden, zal niet eens een e-mailadres achterlaten in ruil voor je handige, mooie, waardevolle weggever.

Dit soort bezoekers verlaat je website net zo snel als ze zijn gekomen. Met negatieve gevolgen voor de vindbaarheid van je site. Ze brengen je bouncerate omhoog en door de boodschap die ze daarmee aan Google geven, daalt jouw site in de zoekresultaten!

Oké, dus niet iedereen is een welkome bezoeker …
Maar wie dan wel?

Je ideale klant, die wil je wél graag op bezoek hebben!

Je ideale klant heeft de potentie om jouw duurste product of dienst af te nemen. Hij heeft een probleem waar jij de oplossing voor biedt, kan ervoor betalen en wíl ervoor betalen. Daar wil je via je website graag een relatie mee ontwikkelen!
Dus hoe krijg je jouw ideale klant nou op je website?

Door ‘m als zodanig te classificeren.
Door te zorgen dat je ideale klant zich direct aangesproken voelt als ‘ie op zoek is naar een oplossing voor z’n probleem en jouw site in de zoekresultaten vindt. Of jouw social media update of advertentie tegenkomt.
En ervoor te zorgen dat dat zo blijft nadat ‘ie op je website is beland.

Met de onderstaande 3 tips kom je al een heel eind in de goede richting:

• #1 – wees duidelijk in waar je site over gaat

Als jij op één en dezelfde site oplossingen biedt voor huidproblemen, pech onderweg en omgaan met kinderen met autisme, is het voor je bezoeker niet gauw duidelijk wat ‘ie nou precies aan je heeft. Dat verkleint de kans aanzienlijk dat ‘ie lang op je website zal rondhangen, laat staan z’n e-mailadres zal achterlaten.

• #2 – zorg voor een ‘verlengd verblijf’
  

Je bezoeker wil na het lezen van je eerste pagina of blog graag meer van en over je weten. Zorg dat ‘ie makkelijk bij meer informatie terecht kan komen, door bijvoorbeeld leessuggesties (‘related content’) en een duidelijke navigatie.

• #3 – zorg dat de content op je website aansluit bij de verwachtingen waarmee je bezoeker komt

Beloof je bijvoorbeeld iets in een advertentie en komt je bezoeker daardoor op je website terecht? Zorg dan dat de link in je advertentie op een pagina uitkomt waar gelijk zichtbaar is dat je die belofte nakomt.

Komt je bezoeker op je homepage terecht en mag ‘ie het vanaf daar fijn een stukje zelf uitzoeken? Grote kans dat je ‘m kwijt bent: zonde!

Hoe nu verder?

Helaas, er bestaat geen ‘one size fits all’-oplossing. Geen blauwdruk voor een website die zorgt dat je elke dag nieuwe klanten binnenkrijgt via je website.

Er bestaan wel richtlijnen, technieken en tips voor

• de structuur van je website (o.a. cornerstone content, 4K Strategie),
• welke pagina’s er minstens op je site moeten staan,
• het maken van content die zorgt voor conversie,
• en nog veel meer.

Maar net zoals voor de rest van je marketing geldt, blijft het ook met je website een kwestie van doen, meten en bijsturen, meten en bijsturen. En geduld.

Heb jij al veel (gekwalificeerd) verkeer op je website? Hoe heb jij dat voor elkaar gekregen? Je kunt dat hieronder in een reactie met mij en de andere lezers delen.

Het bericht Heb jij al verkeersregelaars nodig op je website? verscheen eerst op De ZZP-School.

Voor al die gebruikersnamen en wachtwoorden heb je tegenwoordig handige bewaartooltjes. Zo zijn je inloggegevens veilig én kun je ze niet meer vergeten. Goed geregeld, toch?
Ja, dat stuk heb je daarmee inderdaad goed geregeld. Maar er is nóg iets om aan te denken …

“Who wants to live forever”

Bijna net zolang als de mensheid bestaat, zijn wij mensen al bezig om een manier te vinden om eeuwig te blijven leven.

• In de spiritualiteit is dat al gelukt. Je moet er wel eerst voor dood gaan, maar dan …

• Er zijn mensen die liever zoeken naar manieren om het dood gaan in z’n geheel over te slaan. In het verleden deden onder andere alchemisten daar onderzoek naar, tegenwoordig heten ze wetenschappers.

• Er zijn ook mensen die het ‘moment suprême’ denken uit te stellen door er maar zo lang mogelijk zo jong mogelijk uit te blijven zien. Desnoods met behulp van wat snijwerk hier en daar.

In al deze ‘stromingen’ zie ik één rode draad: het kan een perfecte oplossing zijn voor sommigen, maar het kan ook hele vervelende gevolgen opleveren.

Je bent al onsterfelijk

In de inleiding schreef ik het al: internet is een heel normaal onderdeel geworden in het leven van heel veel mensen. Maar het gaat nog verder dan dat.

Jouw digitale identiteit leidt een leven dat helemaal niet afhankelijk is van jou. Het moment dat jij dit aardse bestaan verruilt voor een andere bestemming, heeft geen enkele invloed op jouw digitale identiteit.

Op internet leef jij vrolijk verder, alsof er niets gebeurd is. Als jouw nieuwe bestemming een goeie internetverbinding heeft, is dat natuurlijk geen probleem.
Maar voor zover ik weet, kan de huidige techniek dat nog niet aan.

Jouw vertrek heeft daardoor voor degenen die met jouw digitale voortleven geconfronteerd worden, of die jouw zaken moeten regelen, hele vervelende gevolgen.

ZZP’ers zijn dubbel onsterfelijk

Als ZZP’er heb jij niet één digitale identiteit, je hebt er twee. Je ZZP-bedrijf leeft op internet ook vrolijk door na jouw verscheiden.

Al je accounts blijven sowieso bestaan. Maar misschien heb je wel een aantal nieuwsbrieven klaarstaan, of een heleboel social media updates. Heb je je blogs voor 3 maanden vooruit geschreven, of een actie voor een nieuw te lanceren product ingepland.

Nou hoeven volgers, fans, nieuwsbrieflezers en bepaalde klanten niet zo snel en misschien zelfs niet zo officieel op de hoogte gesteld te worden als je familie en vrienden. Maar op een gegeven moment moet ook je zakelijke digitale identiteit netjes ‘te ruste worden gelegd’.

Dat kun je zelf tegen die tijd niet meer regelen, dus je zult er van tevoren werk voor moeten doen. Anders dan oud worden, kan ‘dood’ plotseling en dus op ieder moment gebeuren. Begin dus liever vandaag dan morgen met het regelen van dingen.
En ach, dan is het maar gedaan, ja toch?

Met de hulp van alles wat in dit artikel staat, denk ik dat je de meest voorkomende zaken afgedekt hebt.
Voor zaken die niet in het artikel genoemd worden, heb je in ieder geval wel tips gekregen hoe je die het beste kunt regelen.

Je blijft elke dag opnieuw dingen doen op internet. Zorg dus dat je een goed systeem hebt, waar je nieuwe activiteiten vanzelf in opgenomen worden.
Zo hoef je niet continu stil te staan bij zaken waar je niet echt vrolijk van wordt.
Maar weet je wel dat je degene die ooit jouw zaken gaat regelen niet met onnodig verdrietig (en soms ondoenlijk) werk opzadelt.

Update april 2018: vergeet ook je hardware niet! In dit item van EenVandaag zie je waarom. Op de pagina staan ook goeie tips voor je social media profielen.

Word je wél oud, of stop je je bedrijf voordat je oud bent, dan heb je voor jezelf een mooi systeem opgezet dat je helpt om het beëindigen van de digitale identiteit van je ZZP-bedrijf netjes en soepel af te wikkelen.

Heb jij je digitale erfenis al geregeld?
Zo ja, hoe? Heb je nog aanvullende tips?
Zo nee, wanneer ga je daaraan beginnen?

Het bericht Is er internet in de hemel? verscheen eerst op De ZZP-School.

We leven in een prachtige tijd, met automatisering die ons op allerlei manieren kan helpen met ons werk. Sommige van die (prima) programma’s kosten zoveel geld, dat ze voor een ZZP’er eigenlijk geen haalbare kaart zijn.

Gelukkig zijn er ook een heleboel tools die gratis zijn, of waarvan een gratis variant bestaat die prima aansluit bij de behoeften van een ZZP’er.

In dit artikel heb ik een overzicht gemaakt van mijn favoriete, niet-branchespeficieke tools en tips. Misschien ken je ze al, misschien zijn er een aantal nieuw voor je, misschien hebben ze gebruiksmogelijkheden waar je nog niet aan had gedacht. Alle besproken tools zijn cross-platform. Het maakt dus niet uit met welk besturingssysteem je werkt.

Hoe dan ook: neem ‘ns een kijkje en laat je inspireren. Als je op het plusje klikt, komt er meer info tevoorschijn. Daar zitten ook extra tips bij en links naar de diverse tools.

Meer productiviteit door meer focus

Ben jij altijd volledig gefocust aan het werk? Schuif jij nooit dingen voor je uit? Laat jij je door niks en niemand afleiden? Als dat zo is: goed zo, gefeliciteerd! Je hebt mijn diepste bewondering en respect en het is voor jou onnodig om nog een regel verder te lezen.

Maar misschien ben je wel net als ik en ken je de nodige ‘zwakke momenten’. En van die dagen dat het lijkt alsof er niks nuttigs uit je handen komt. Wat dan waarschijnlijk ook zo is.

Het zou een wonder zijn als dat niet af en toe zo is, met al die afleidingen die er tegenwoordig bestaan. Weer een binnenkomend mailtje, weer een piepje bij een nieuwe Tweet of ‘wereldschokkende’ gebeurtenis op Facebook, een WhatsApp is zo verstuurd.

Na elke onderbreking schijn je 10 minuten nodig te hebben om weer door te gaan bij waar je was gebleven. Reken maar uit hoe productief je bent als je binnen één uur 10x gestoord wordt. Precies, je kunt weer helemaal opnieuw beginnen. Natuurlijk nádat je achterhaald hebt wat je ook alweer aan het doen was.

Hieronder staan tips en  tools die mij beschermen tegen afleidingen en helpen om focus vast te houden. Wie weet helpen ze jou ook?

E-mail handmatig binnenhalen

Misschien gebruik jij ook (nog) een ‘vast’ e-mailprogramma? Wegens herhaalde ruzie met Outlook gebruik ik al jaren Thunderbird voor al m’n e-mailaccounts.
Maakt niet uit, het principe blijft hetzelfde: haal 2x per dag je e-mail op. Meer niet.

Resultaat: je wordt niet meer afgeleid door ieder individueel mailtje dat binnenkomt.

Tip: Haal je mail pas in de loop van de ochtend voor het eerst op. Zo kun je de eerste uren van je werkdag volgens je eigen planning werken. Pas na het binnenhalen van je mail ga je in de ‘reactie-modus’. Omdat je daar speciaal tijd voor hebt bestemd, werk je ook dan nog via je eigen planning, niet via die van iemand die je een e-mail stuurt.

De 2e keer haal je op ongeveer een uur vóór het geplande einde van je werkdag. Een uur geeft je genoeg tijd om de ‘snelle’ mailtjes te verwerken (weggooien of afhandelen) en mailtjes die meer tijd vragen in te plannen.

Tip: Laat nieuwsbrieven je inbox overslaan en rechtstreeks in een speciaal mapje terecht komen. Je inbox blijft zo niet alleen leger, maar ook een stuk overzichtelijker. Zelf loop ik maximaal 1x per dag m’n nieuwsbriefmapje(s) na.

2 Verschillende browsers

Open op gezette tijden een 2e browser met daarin al je ‘afleidende websites’. Ik gebruik Firefox (FF) als standaard browser; voor al m’n social media-sites (zónder piepjes) Chrome.
De tabbladen van m’n vaste social media-sites heb ik vastgezet. Super makkelijk: ik hoef alleen Chrome te openen, niet alle afzonderlijke social media-sites. Zo staat alles in 1x klaar voor een ‘rondje social media’.

Rondje klaar? Chrome dicht – en daarmee is alle mogelijke afleiding weer verdwenen.

Digitale eierwekker: e.ggtimer.com

Je kent het principe vast wel: je zet een timer voor een vast aantal minuten waarin je ongestoord werkt aan … nou ja, aan wat voor jou op dat moment belangrijk is. Ongestoord, dus je ‘afleidingsbrowser’ is dicht, je telefoon is uit of elders, de deur naar je werkplek is dicht. Gaat de wekker af, dan stop je.

En wel direct, want de volgende ‘toegewezen tijd’ loopt al: de tijd waarin je even ontspant en niet met je werk bezig bent. De tijd waarin je even je benen strekt. Even mediteert. Of juist even je werkkamer ronddanst op je favoriete muziek. Even weg van je computer – dus niet even je Facebook checken! Totdat de timer afgaat en een nieuw tijdblok ‘werk’ gaat lopen.

Deze afwisseling tussen ongestoord werken en bewust ontspannen zorgt ervoor dat je met maximale focus kunt werken. Zorgt ervoor dat je het maximale uit je werktijd kunt halen. Dat je productiviteit met sprongen omhoog gaat.

Natuurlijk kun je dergelijke timer(s) op je telefoon of met een echte eierwekker zetten. Maar e.ggtimer.com is wel een heel fijn alternatief. Iedere combinatie van werk/rust is denkbaar (je opent een browservenster per wekker), hij tikt niet en je telefoon kan fijn even uit. Lekker rustig en goed voor de focus.

Tip: Er is een vaste instelling voor het Pomodoro-systeem: 25 minuten werken, 5 minuten rust (25/5). Past dit schema bij jou? Dan heb je een makkie: even aanklikken en je kunt aan de slag.

Tip: Start met een schema dat je volhoudt! Als dat bijvoorbeeld 25/15 is, dan is dat zo. Dat is niet erg, dat is niet goed, het is zoals het is. Ook met dit schema krijg je meer werk gedaan dan met géén schema!
Naarmate je meer gewend en geoefend raakt, kun je de duren en verhoudingen gaan veranderen. Sla niet door, maar hou voldoende rustmomenten ingebouwd!

Wunderlist

Er bestaan zat handige tooltjes waarmee je takenlijstjes bij kunt houden. Dat kan ik weten, want ik heb er een heleboel uitgeprobeerd.
Maar met de naam ‘takenlijstje’ doe je Wunderlist ernstig tekort.

Ook Brian Tracy hamert erop: werk met een lijst! Als jij een goede lijst hebt (rekening houdend met zowel prioriteit als urgentie), werk je planmatig naar een doel toe. Als je planmatig werkt, krijg je meer gedaan.

Nog beter dan alleen een goede lijst: een lijst, uitgezet in de tijd. Daardoor weet je niet alleen wat je wilt doen, maar ook wanneer. En, belangrijker nog: je weet van tevoren al wanneer taken afgerond zijn. En dat is waar Wunderlist om de hoek komt kijken: Wunderlist maakt van je takenlijst een planning.
Als je je planning volgt, verdwijnen de ‘to do’s’ automatisch van je lijst. Zo hoef je geen deadline meer te missen.

Tip: In Wunderlist kun je meerdere aparte lijsten inplannen. Je kunt daardoor perfect coördineren tussen bijvoorbeeld je privé- en je zakelijke lijst.

Tip: Je kunt planningen delen. Handig als je bijvoorbeeld met een andere ZZP’er aan een project werkt.

Tip: Je kunt terugkerende taken inplannen. Zo ben je nooit meer te laat met je BTW-aangifte.

Tip: Wunderlist is (gratis) verkrijgbaar voor Windows, internet, Android, iPhone/iPad en Mac. En je kunt ze allemaal met elkaar synchroniseren. Je hebt je planning, het anker van je focus, dus altijd en overal bij je.

Tip: Als je een taak markeert als ‘voltooid’, streept Wunderlist ‘m door. Ja echt, heerlijk! Je kunt de voltooide taken verbergen, maar doe dat niet te snel. Er is niets motiverender dan te zien wat je allemaal al hebt bereikt.

Meer productiviteit met behulp van ‘the cloud’

Het kenmerk van ZZP’ers is flexibiliteit. Als je voor al je softwaregebruik gebonden bent aan die ene computer op je bureau thuis, wordt die flexibiliteit fors beperkt. Gelukkig zijn er steeds meer online toepassingen, al dan niet ondersteund door een app voor je smart- of iPhone.

Een veel gehoord (en reëel!) nadeel van Cloud-toepassingen: als je geen internet hebt, kun je niks. Gelukkig zijn er in Nederland genoeg plekken waar (gratis) wifi te vinden is.
Een internetstoring kun je dus ook zien als een mooie gelegenheid om ‘ns op een andere locatie te werken. Of om je archief eindelijk ‘ns op orde te brengen.

Hieronder staan een stel cloudtoepassingen die ik heel regelmatig tot zelfs dagelijks gebruik.

Google Agenda

Herinner je je de PalmPilot nog? Voor mij was dat al een enorme verbetering ten opzichte van m’n papieren agenda.
Maar man, man, wat een gedoe met het synchroniseren van dat ding met m’n computer. Dubbele afspraken als ik het synchroniseren een keer was vergeten, drama’s als óf m’n cradle stuk ging, óf m’n PalmPilot zelf …

De Google-agenda – zeker in combinatie met een smartphone – bleek m’n redding. Verschillende agenda’s (met verschillende kleuren) in één overzicht, agenda’s delen: m’n tandartsafspraak voor over een half jaar is nu ook veilig. Zeker omdat ik kan instellen dat ik hier wél waarschuwingspiepjes van wil ontvangen. En een account dat altijd bijgewerkt is, onafhankelijk van de hardware die je gebruikt.

Gmail

Ook al hou ik nog vast aan m’n ouwe vertrouwde Thunderbird, toch maak ik ook gebruik van Gmail. Misschien op een ietwat afwijkende manier: ik laat een kopie van al m’n e-mail doorsturen naar Gmail. Zo kan ik, waar ik ook ben, toch op de hoogte blijven van m’n e-mail. Op gezette tijden, natuurlijk.

Ook in m’n Gmail heb ik, voor een beter overzicht, berichtregels ingesteld om m’n inboxen schoon en overzichtelijk te houden. En omdat het alleen maar om kopietjes gaat, kiep ik alle mail van 2 maanden of ouder gewoon weg. Dát ruimt pas lekker op.

Tip: Gebruik je voor je mail alleen maar Gmail, maak dan vooral gebruik van alle mogelijke opties die er zijn. Anders dan bij de Agenda – waar het ook mogelijk is – is het dan zeker de moeite waard ook de offline-mogelijkheid te gebruiken. Je agenda kun je vrij makkelijk op je telefoon met 3G bijhouden. Een uitgebreide e-mail opstellen op je telefoon is toch een stuk omslachtiger.

Evernote

Een notitieboek om opkomende gedachten vast te leggen en uit te werken. Ik heb er altijd eentje in m’n tas gehad. Ik heb er nog steeds eentje – sommige dingen doe ik nou eenmaal graag op papier.

Evernote is de digitale versie van niet één, maar een oneindig aantal notitieboeken. Klinkt geweldig – en het is nog beter.

Je kunt er niet alleen zelf notities mee maken, waaraan je foto’s en zelfs geluidsfragmenten toe kunt voegen. Je kunt er ook webpagina’s in opslaan, met of zonder toegevoegde notitie of andere bewerking. Je kunt natuurlijk altijd al de url opslaan, maar met de Web Clipper kun je bijvoorbeeld ook de hele pagina bewaren. Deze extensie is voor alle browsers hier te vinden.

Het maximum aantal notities voor een gratis account is 100.000. Nou , daar moet je toch een eind mee kunnen komen?

Je hebt dus alleen te maken met de maximale grootte per notitie en bijlage (ieder 25 MB) en de uploadbeperking: 60 MB per maand. Als je veel gebruik maakt van Evernote en/of met grote bestanden werkt, kan de gratis versie voor jou een maatje te klein zijn.

Je kunt losse notities of hele notitieboeken delen met een ander, er is een versie voor ieder denkbaar platform en … je kunt alles met elkaar synchroniseren.

Alsof dit allemaal al niet genoeg was: je kunt tags aan je notities toevoegen. Tel daar nog bij op dat alle notities doorzoekbaar zijn en je raakt nooit meer een notitie kwijt. Ik zei het al: nog beter dan geweldig.

Tip: Heb je niet genoeg aan de info en tips van Evernote, via het blog of het forum? Kijk dan ‘ns in de speciale Facebookgroep.

Tip: Installeer vooral ook de desktopversie. Hiermee heb je namelijk automatisch een offline back-up van je notities.

Dropbox

Dropbox doet meer dan alleen bestanden opslaan in de cloud. Je bestanden zijn op iedere computer (of smartphone) waarop je Dropbox hebt geïnstalleerd, ook offline beschikbaar. Zodra er weer verbinding is met internet, wordt alles volautomatisch gesynchroniseerd.

In een gratis account krijg je standaard 2 GB opslagruimte, voldoende voor een heleboel bestanden. Maar als je bestanden of mappen gaat delen met anderen (want dat is mogelijk) of een heleboel foto’s in Dropbox wilt bewaren, is 2 GB misschien niet genoeg.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om extra gratis opslagruimte te verdienen. Eén ervan is een referralsysteem: elke nieuwe Dropboxgebruiker die jij ‘aanbrengt’, levert je 500 MB extra ruimte op (maximaal 16 GB). De link hierboven is zo’n referrallink. Dus heb je nog geen Dropboxaccount maar wil je er wel eentje, dan help je mij door ‘m via bovenstaande link te openen. Ik maak veel gebruik van Dropbox en kan dus altijd wat extra ruimte gebruiken.

Een andere manier, die ook nog ‘ns leuk zoden aan de dijk zet, is ‘Camera Uploads’. Synchroniseer de fotomap van je smartphone met Dropbox en je verdient gelijk 3 GB.

Tip: Deel bestanden of mappen om samen te werken. Of dat nou met een andere ZZP’er is voor een project, of met je boekhouder – de mogelijkheden zijn eindeloos.

Tip: Dropbox maakt het mogelijk om op iedere gewenste locatie te werken. Ik schrijf m’n blogs altijd eerst in Word, maar dat doe ik niet op m’n computer achter m’n bureau. Ik gebruik meestal m’n laptop, waarbij ik beneden op de bank (zoals nu), in de tuin of nog ergens anders zit. M’n kladversies staan in Dropbox, zodat ik er altijd en overal bij kan. Ook als ik geen internetverbinding heb.

Skype

Nog zo’n geweldige ‘cross-platform’ tool! Met Skype kun je gratis bellen over internet met andere Skype-gebruikers (VoIP), met of zonder beeld. Chatten kan ook, als je daar nog geen andere applicatie voor gebruikt.

Voor een goed functioneren is het wel belangrijk dat de gesprekspartners voldoende bandbreedte hebben. Skypen over 3G met je smartphone of iPhone zal daarom niet (al te soepel) gaan. De nieuwste versie van de software en – als je wilt beeldbellen – een goeie webcam dragen ook bij aan de kwaliteit van de verbinding.

Via de ‘community‘ kun je diverse instructiefilmpjes vinden en kun je zo ongeveer al je Skype-vragen beantwoord krijgen.

Tip: Je kunt ook groepsgesprekken voeren via Skype. Geen reistijd meer en toch samenwerken.

Tip: Nog zo’n fijne feature: je scherm delen met je gesprekspartner. Voor als je even iets wilt laten zien of uitleggen met beeldondersteuning.

Zoals je ziet, zijn er genoeg gratis tools voorhanden die je helpen je productiviteit te verhogen. Probeer met behulp van deze – of soortgelijke – tools en de tips die ik heb gegeven eerst slimmer te werken.

Wie weet heb je dan wél het gevoel dat jij weer aan het roer van je bedrijf staat en niet ‘de waan van de dag’. Wie weet heb je dat gevoel dan zelfs al bij 40 uur werken in de week. Of misschien nog wel minder.

Heb jij tips voor het verhogen van je productiviteit, met of zonder de hulp van tools? Of aanvullende tips voor het gebruik van de tools uit mijn lijstje? Zet ze dan alsjeblieft hieronder, ik ben altijd nieuwsgierig naar potentiële nieuwe ‘hulpjes’.

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de opties hieronder.

Het bericht 9 Handige gratis tools voor meer productiviteit verscheen eerst op De ZZP-School.

Veel ZZP’ers weten niet precies hoe ze met ‘dat kleine spul’ om moeten gaan. Gevolg: veel bonnetjes worden vergeten of raken kwijt.

Daardoor betaal je zowel de kosten als de niet-teruggevraagde BTW uit je privé-portemonnee.

Een bonnetje is een kleine factuur

Om zakelijke kosten op te kunnen voeren en betaalde BTW terug te kunnen vragen, heb je een aankoopbewijs nodig. Dat aankoopbewijs moet – in ieder geval om de BTW terug te kunnen vragen – aan bepaalde voorwaarden voldoen. Gelukkig vallen de meeste bonnetjes onder een uitzonderingsregel. 

Bonnetjes vallen onder de uitzondering als het totale bedrag niet hoger is dan € 100 inclusief (!) BTW.
In dat geval moet minstens het volgende op de bon staan:
• de datum van de aankoop,
• de gegevens van de leverancier,
• wat je hebt gekocht en
• het bedrag aan betaalde BTW.
Staat één van die dingen niet op de bon? Dan kun je de betaalde BTW niet terugvragen.

Een pinbonnetje kun je dus rustig weggooien zodra je de kloppende betaling tussen je bankmutaties ziet staan. [/thrive_text_block]

Bewaar je bonnetjes goed

Bonnetjes hebben de nare gewoonte om kwijt te raken of vergeten te worden. Zonde, want dat kost je geld.

Echt nare gewoontes hebben thermobonnetjes. Ze vervagen vervagen na verloop van tijd, waardoor jij eindigt met een blanco stukje papier in je boekhouding.

Ontwikkel daarom een goede ‘bonnetjes-routine’:

• haal op een vast moment de bonnetjes uit je portemonnee (einde van de dag, 1x/week, wat voor jou het beste werkt);
• digitaliseer je thermobonnetjes: maak er een scan of een foto van (een gewone of met een appje als CamScanner) en sla die op een goeie manier op;
• plak je papieren bonnetje op een groter stuk papier. Ik gebruik daar zelf A5-jes voor (halve A4-tjes) of de achterkant van het bijbehorende bankafschrift.
• stop het papieren bonnetje op de juiste plek in je administratie.

Update: van de Belastingdienst mag je inmiddels ook je bonnetjes alleen in digitale vorm bewaren. Aan welke voorwaarden je dan moet voldoen, kun je hier lezen.
Voldoe je niet aan die voorwaarden, dan blijft helaas alles gelden wat hierboven staat.

Bonnetjes – laatste aandachtpuntjes

•  Rij je in een auto-van-de-zaak? Reken je brandstof dan nooit contant af, maar betaal met een pinpas of creditcard – bij voorkeur eentje die op naam van je bedrijf staat. Alleen dan heb je recht op teruggave van de BTW.

•  Gaat het om contant afgerekende kleine bedragen, bijvoorbeeld voor een kop koffie op het station? Het verwerken van zo’n klein bonnetje kost al gauw meer dan het aan aftrek en eventuele BTW-teruggave oplevert. Je kunt dan overwegen om het bonnetje maar gewoon weg te gooien. Wat jij wilt.

Hoe ga jij om met je bonnetjes? Heb je al een bonnetjes-routine ontwikkeld, of liggen jouw bonnetjes overal en nergens? Zitten ze misschien in een schoenendoos? Ik lees het graag in je reactie hieronder.

Het bericht Bonnetjes zijn geld waard verscheen eerst op De ZZP-School.