Als je een factuur uitreikt (of je ‘m nou persoonlijk overhandigt of per post of digitaal verstuurt) aan een ondernemer, ben je verplicht om aan een aantal factuurvereisten te voldoen. De BTW op je factuur is namelijk alleen terugvraagbaar als je factuur correct is.

Doe je zaken met een ondernemer in het buitenland en reik je een niet-correcte factuur uit, dan is het resultaat hetzelfde: je klant draait op voor de BTW.

Wil je je klant te vriend houden, dan zorg je dus dat je factuur aan alle factuurvereisten voldoet. Om dat te kunnen doen, zul je wel moeten weten wat die factuurvereisten zijn.

In dit artikel zet ik ze allemaal voor je op een rijtje.

Factuurvereisten

Op je factuur moeten altijd de volgende zaken staan:

  • je eigen (bedrijfs-)naam, adres, BTW-nummer en KvK-nummer
  • een uniek en opvolgend factuurnummer (je mag wel verschillende series gebruiken)
  • de factuurdatum
  • de (bedrijfs-)naam en het adres van je klant
  • de datum waarop, of het tijdvak waarin je de goederen of diensten hebt geleverd
  • het aantal geleverde goederen of diensten (dit ontbreekt heel vaak!)
  • een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • eventuele kortingen die niet in de stuksprijs verwerkt zijn
  • het BTW-tarief dat je in rekening brengt
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW
  • het BTW-bedrag

Doe je zaken met een buitenlandse ondernemer en breng je om die reden geen BTW (tarief 0%) in rekening, dan moet het BTW-identificatienummer van de klant ook op de factuur vermeld worden.

Wat je niet op de factuur hoeft te vermelden, maar wat je in dat geval wel moet doen:
het BTW-nummer van je klant checken bij de enige erkende ‘bron’: de site van de Europese Commissie.

Om later te kunnen bewijzen dat je de controle wel degelijk hebt gedaan, moet je een (PDF-)print maken van de uitkomst en goed bewaren!

Meer informatie over alle uitzonderingen vind je in het artikel De BTW-aangifte.

Aanvullende factuurvereisten

•  Factureer je onder een verleggingsregeling, dan hoef je alleen maar te vermelden ‘BTW verlegd’.

•  Factureer je onder de margeregeling, dan wordt ’t helaas allemaal een stuk bewerkelijker. Je moet namelijk op je factuur aangeven om welke margeregeling het precies gaat.

•  Als je klant de factuur opmaakt (‘self billing’), dan moet daar ‘factuur uitgereikt door de afnemer’ op vermeld staan.

De factuurvereisten gelden ook voor ontvangen facturen!

Denk niet dat je niet op de hoogte hoeft te zijn van de (aanvullende) factuurvereisten, omdat je bijvoorbeeld geen zaken doet met het buitenland, of alleen zaken doet met particulieren.

Je bent namelijk zelf ondernemer en ontvangt facturen van leveranciers. Die moet je kunnen controleren, want als een factuur niet correct is, heb je voor die factuur geen recht op BTW-aftrek!

 

Ik weet het, ’t controleren van alle binnenkomende facturen is geen leuke klus en je hebt ’t al druk genoeg. Bijt even door de zure appel heen: je wordt steeds handiger (en daardoor sneller) in het controleren.

Gebruik je een factuursjabloon of een programma om je facturen op te stellen? Check dat dan ook!
Vertrouwen in en op een ander is nobel en (ook) ik geef daar in bepaalde situaties de voorkeur aan. Dit is niet één van die situaties. 😉

Voldoet jouw factuur aan alle vereisten? Heb jij wel ‘ns een factuur ontvangen die niet helemaal klopte? Wat heb je toen gedaan? Ik lees je ervaring(en) graag hieronder.

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel ook interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.

  • Moeten facturen voor particulieren ook de adresgegevens bevatten van de particuliere klant?

    Ik zie met name in de online dienstverlening dat er alleen maar een naam gevraagd wordt om het proces zo makkelijk mogelijk te maken. Maar zijn die facturen dan wel goed? Dus niet alleen voor de particuliere klant (die er waarschijnlijk niets mee doet, maar ook voor de ondernemer?

    • Goeie vraag, Jan!
      En het antwoord is: dat ligt eraan.

      Als het gaat om een aankoop door Nederlandse particulieren, dan hoef je niet eens een factuur te geven.
      Dus dan maakt het ook niet uit wat erop staat.

      Maar dit is dan ook de enige situatie.

      • De factuurvereisten zijn bedoeld om de BTW terug te kunnen vragen.
      Het is dus belangrijk dat facturen voor ondernemers aan die vereisten voldoen.

      • Als de koper een ondernemer uit een ander EU-land is, moet op z’n minst om het buitenlandse BTW-nummer gevraagd worden. En dat nummer moet dan ook nog ‘ns gecheckt worden (zie blog). En de toevoeging “BTW verlegd” moet op de factuur terecht komen.

      • Als de koper een particulier is uit een ander EU-land EN het gaat om een digitaal product, dan wordt het NOG belangrijker dat je alles goed vastlegt. Juist het (woon-)adres!

      Vanwege de verschillende uitzonderingen zou ik zelf alles zo instellen, dat je in alle gevallen de juiste en voldoende gegevens hebt.
      Ook voor de Opgaaf ICP en de EU-BTW-melding voor de MOSS-regeling.
      Zeker als je, als online ondernemer, zoveel mogelijk wilt automatiseren.

  • Dank je wel Renée,

    Ik dacht al zoiets. Ik krijg regelmatig de vraag van ondernemers of ik het aantal verplichte velden niet kan verwijderen bij het afrekenen, maar nu heb ik een goed en onderbouwd argument.

    • Inderdaad, Jan.
      Als ze echt moeilijk doen, kun je ze ook nog de volgende optie voorstellen: via een aantal vragen bepalen of een factuur nodig is. Dus bijvoorbeeld vinkjes laten zetten bij vragen als “Ben je ondernemer?” en “Wat is je woon-/vestigingsplaats?”
      Als het doel van de klant is om kopers zo min mogelijk te laten invullen, is dit juist omslachtiger.
      En zullen ze eerder voor de gewone verplichte velden kiezen. Of jou meer moeten betalen om het anders in de richten. 😉

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

    Vond je dit interessante content?

    Dan vind je deze blogs misschien ook leuk

    >