4

Factuurvereisten

Factuurvereisten per 01-01-2013

Als je een factuur uitreikt (of je ‘m nou persoonlijk overhandigt of per post of digitaal verstuurt) aan een ondernemer, ben je verplicht om aan een aantal factuurvereisten te voldoen. De BTW op je factuur is namelijk alleen terugvraagbaar als je factuur correct is.

Doe je zaken met een ondernemer in het buitenland en reik je een niet-correcte factuur uit, dan is het resultaat hetzelfde: je klant draait op voor de BTW.

Wil je je klant te vriend houden, dan zorg je dus dat je factuur aan alle factuurvereisten voldoet. Om dat te kunnen doen, zul je wel moeten weten wat die factuurvereisten zijn.

In dit artikel zet ik ze allemaal voor je op een rijtje.

Factuurvereisten

Op je factuur moeten altijd de volgende zaken staan:

  • je eigen (bedrijfs-)naam, adres, BTW-nummer en KvK-nummer
  • een uniek en opvolgend factuurnummer (je mag wel verschillende series gebruiken)
  • de factuurdatum
  • de (bedrijfs-)naam en het adres van je klant
  • de datum waarop, of het tijdvak waarin je de goederen of diensten hebt geleverd
  • het aantal geleverde goederen of diensten (dit ontbreekt heel vaak!)
  • een omschrijving van de geleverde goederen of diensten
  • eventuele kortingen die niet in de stuksprijs verwerkt zijn
  • het BTW-tarief dat je in rekening brengt
  • het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief BTW
  • het BTW-bedrag

Doe je zaken met een buitenlandse ondernemer en breng je om die reden geen BTW (tarief 0%) in rekening, dan moet het BTW-identificatienummer van de klant ook op de factuur vermeld worden.

Wat je niet op de factuur hoeft te vermelden, maar wat je in dat geval wel moet doen:
het BTW-nummer van je klant checken bij de enige erkende ‘bron’: de site van de Europese Commissie.

Om later te kunnen bewijzen dat je de controle wel degelijk hebt gedaan, moet je een (PDF-)print maken van de uitkomst en goed bewaren!

Meer informatie over alle uitzonderingen vind je in het artikel De BTW-aangifte.

Aanvullende factuurvereisten

•  Factureer je onder een verleggingsregeling, dan hoef je alleen maar te vermelden ‘BTW verlegd’.

•  Factureer je onder de margeregeling, dan wordt ’t helaas allemaal een stuk bewerkelijker. Je moet namelijk op je factuur aangeven om welke margeregeling het precies gaat.

•  Als je klant de factuur opmaakt (‘self billing’), dan moet daar ‘factuur uitgereikt door de afnemer’ op vermeld staan.

De factuurvereisten gelden ook voor ontvangen facturen!

Denk niet dat je niet op de hoogte hoeft te zijn van de (aanvullende) factuurvereisten, omdat je bijvoorbeeld geen zaken doet met het buitenland, of alleen zaken doet met particulieren.

Je bent namelijk zelf ondernemer en ontvangt facturen van leveranciers. Die moet je kunnen controleren, want als een factuur niet correct is, heb je voor die factuur geen recht op BTW-aftrek!

 

Ik weet het, ’t controleren van alle binnenkomende facturen is geen leuke klus en je hebt ’t al druk genoeg. Bijt even door de zure appel heen: je wordt steeds handiger (en daardoor sneller) in het controleren.

Gebruik je een factuursjabloon of een programma om je facturen op te stellen? Check dat dan ook!
Vertrouwen in en op een ander is nobel en (ook) ik geef daar in bepaalde situaties de voorkeur aan. Dit is niet één van die situaties. 😉

Voldoet jouw factuur aan alle vereisten? Heb jij wel ‘ns een factuur ontvangen die niet helemaal klopte? Wat heb je toen gedaan? Ik lees je ervaring(en) graag hieronder.

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel ook interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.

Click Here to Leave a Comment Below 4 comments