6

9 Handige gratis tools voor meer productiviteit

Als ondernemende ZZP’er ben je eigenlijk nooit klaar met werken. Maar als je met 60 uur werken in de week nog steeds niet het idee heb dat je voldoende hebt gedaan, wordt het wat vervelend. Nóg meer uren werken? Iemand inhuren om je te helpen?  Het kan. Maar misschien is het handig eerst te kijken of je productiever kunt zijn in de uren die je al maakt.

We leven in een prachtige tijd, met automatisering die ons op allerlei manieren kan helpen met ons werk. Sommige van die (prima) programma’s kosten zoveel geld, dat ze voor een ZZP’er eigenlijk geen haalbare kaart zijn.

Gelukkig zijn er ook een heleboel tools die gratis zijn, of waarvan een gratis variant bestaat die prima aansluit bij de behoeften van een ZZP’er.

In dit artikel heb ik een overzicht gemaakt van mijn favoriete, niet-branchespeficieke tools en tips. Misschien ken je ze al, misschien zijn er een aantal nieuw voor je, misschien hebben ze gebruiksmogelijkheden waar je nog niet aan had gedacht. Alle besproken tools zijn cross-platform. Het maakt dus niet uit met welk besturingssysteem je werkt.

Hoe dan ook: neem ‘ns een kijkje en laat je inspireren. Als je op het plusje klikt, komt er meer info tevoorschijn. Daar zitten ook extra tips bij en links naar de diverse tools.

Meer productiviteit door meer focus

Willpower is overrated. I value self-discipline, but creating systems that make it next to impossible to procrastinate is more reliable than willpower.Tim Ferriss

Handige gratis tools en tips die je productiviteit verhogen (2)Ben jij altijd volledig gefocust aan het werk? Schuif jij nooit dingen voor je uit? Laat jij je door niks en niemand afleiden? Als dat zo is: goed zo, gefeliciteerd! Je hebt mijn diepste bewondering en respect en het is voor jou onnodig om nog een regel verder te lezen.

Maar misschien ben je wel net als ik en ken je de nodige ‘zwakke momenten’. En van die dagen dat het lijkt alsof er niks nuttigs uit je handen komt. Wat dan waarschijnlijk ook zo is. 😉

Het zou een wonder zijn als dat niet af en toe zo is, met al die afleidingen die er tegenwoordig bestaan. Weer een binnenkomend mailtje, weer een piepje bij een nieuwe Tweet of ‘wereldschokkende’ gebeurtenis op Facebook, een WhatsApp is zo verstuurd.

Na elke onderbreking schijn je 10 minuten nodig te hebben om weer door te gaan bij waar je was gebleven. Reken maar uit hoe productief je bent als je binnen één uur 10x gestoord wordt. Precies, je kunt weer helemaal opnieuw beginnen. Natuurlijk nádat je achterhaald hebt wat je ook alweer aan het doen was.

Hieronder staan tips en  tools die mij beschermen tegen afleidingen en helpen om focus vast te houden. Wie weet helpen ze jou ook?

E-mail handmatig binnenhalen
Misschien gebruik jij ook (nog) een ‘vast’ e-mailprogramma? Wegens herhaalde ruzie met Outlook gebruik ik al jaren Thunderbird voor al m’n e-mailaccounts.
Maakt niet uit, het principe blijft hetzelfde: haal 2x per dag je e-mail op. Meer niet.

Resultaat: je wordt niet meer afgeleid door ieder individueel mailtje dat binnenkomt.

Tip: Haal je mail pas in de loop van de ochtend voor het eerst op. Zo kun je de eerste uren van je werkdag volgens je eigen planning werken. Pas na het binnenhalen van je mail ga je in de ‘reactie-modus’. Omdat je daar speciaal tijd voor hebt bestemd, werk je ook dan nog via je eigen planning, niet via die van iemand die je een e-mail stuurt.

De 2e keer haal je op ongeveer een uur vóór het geplande einde van je werkdag. Een uur geeft je genoeg tijd om de ‘snelle’ mailtjes te verwerken (weggooien of afhandelen) en mailtjes die meer tijd vragen in te plannen.

Tip: Laat nieuwsbrieven je inbox overslaan en rechtstreeks in een speciaal mapje terecht komen. Je inbox blijft zo niet alleen leger, maar ook een stuk overzichtelijker. Zelf loop ik maximaal 1x per dag m’n nieuwsbriefmapje(s) na.

2 Verschillende browsers
Open op gezette tijden een 2e browser met daarin al je ‘afleidende websites’. Ik gebruik Firefox (FF) als standaard browser; voor al m’n social media-sites (zónder piepjes) Chrome.
De tabbladen van m’n vaste social media-sites heb ik vastgezet. Super makkelijk: ik hoef alleen Chrome te openen, niet alle afzonderlijke social media-sites. Zo staat alles in 1x klaar voor een ‘rondje social media’.

Rondje klaar? Chrome dicht – en daarmee is alle mogelijke afleiding weer verdwenen.

Digitale eierwekker: e.ggtimer.com
Je kent het principe vast wel: je zet een timer voor een vast aantal minuten waarin je ongestoord werkt aan … nou ja, aan wat voor jou op dat moment belangrijk is. Ongestoord, dus je ‘afleidingsbrowser’ is dicht, je telefoon is uit of elders, de deur naar je werkplek is dicht. Gaat de wekker af, dan stop je.

En wel direct, want de volgende ‘toegewezen tijd’ loopt al: de tijd waarin je even ontspant en niet met je werk bezig bent. De tijd waarin je even je benen strekt. Even mediteert. Of juist even je werkkamer ronddanst op je favoriete muziek. Even weg van je computer – dus niet even je Facebook checken! Totdat de timer afgaat en een nieuw tijdblok ‘werk’ gaat lopen.

Deze afwisseling tussen ongestoord werken en bewust ontspannen zorgt ervoor dat je met maximale focus kunt werken. Zorgt ervoor dat je het maximale uit je werktijd kunt halen. Dat je productiviteit met sprongen omhoog gaat.

Natuurlijk kun je dergelijke timer(s) op je telefoon of met een echte eierwekker zetten. Maar e.ggtimer.com is wel een heel fijn alternatief. Iedere combinatie van werk/rust is denkbaar (je opent een browservenster per wekker), hij tikt niet en je telefoon kan fijn even uit. Lekker rustig en goed voor de focus. 🙂

Tip: Er is een vaste instelling voor het Pomodoro-systeem: 25 minuten werken, 5 minuten rust (25/5). Past dit schema bij jou? Dan heb je een makkie: even aanklikken en je kunt aan de slag.

Tip: Start met een schema dat je volhoudt! Als dat bijvoorbeeld 25/15 is, dan is dat zo. Dat is niet erg, dat is niet goed, het is zoals het is. Ook met dit schema krijg je meer werk gedaan dan met géén schema!
Naarmate je meer gewend en geoefend raakt, kun je de duren en verhoudingen gaan veranderen. Sla niet door, maar hou voldoende rustmomenten ingebouwd!

Wunderlist
Er bestaan zat handige tooltjes waarmee je takenlijstjes bij kunt houden. Dat kan ik weten, want ik heb er een heleboel uitgeprobeerd. 😉
Maar met de naam ‘takenlijstje’ doe je Wunderlist ernstig tekort.

Ook Brian Tracy hamert erop: werk met een lijst! Als jij een goede lijst hebt (rekening houdend met zowel prioriteit als urgentie), werk je planmatig naar een doel toe. Als je planmatig werkt, krijg je meer gedaan.

Nog beter dan alleen een goede lijst: een lijst, uitgezet in de tijd. Daardoor weet je niet alleen wat je wilt doen, maar ook wanneer. En, belangrijker nog: je weet van tevoren al wanneer taken afgerond zijn. En dat is waar Wunderlist om de hoek komt kijken: Wunderlist maakt van je takenlijst een planning.
Als je je planning volgt, verdwijnen de ‘to do’s’ automatisch van je lijst. Zo hoef je geen deadline meer te missen.

Tip: In Wunderlist kun je meerdere aparte lijsten inplannen. Je kunt daardoor perfect coördineren tussen bijvoorbeeld je privé- en je zakelijke lijst.

Tip: Je kunt planningen delen. Handig als je bijvoorbeeld met een andere ZZP’er aan een project werkt.

Tip: Je kunt terugkerende taken inplannen. Zo ben je nooit meer te laat met je BTW-aangifte.

Tip: Wunderlist is (gratis) verkrijgbaar voor Windows, internet, Android, iPhone/iPad en Mac. En je kunt ze allemaal met elkaar synchroniseren. Je hebt je planning, het anker van je focus, dus altijd en overal bij je.

Tip: Als je een taak markeert als ‘voltooid’, streept Wunderlist ‘m door. Ja echt, heerlijk! Je kunt de voltooide taken verbergen, maar doe dat niet te snel. Er is niets motiverender dan te zien wat je allemaal al hebt bereikt. 🙂

Meer productiviteit met behulp van ‘the cloud’

Handige gratis tools en tips die je productiviteit verhogen (3)Het kenmerk van ZZP’ers is flexibiliteit. Als je voor al je softwaregebruik gebonden bent aan die ene computer op je bureau thuis, wordt die flexibiliteit fors beperkt. Gelukkig zijn er steeds meer online toepassingen, al dan niet ondersteund door een app voor je smart- of iPhone.

Een veel gehoord (en reëel!) nadeel van Cloud-toepassingen: als je geen internet hebt, kun je niks. Gelukkig zijn er in Nederland genoeg plekken waar (gratis) wifi te vinden is.
Een internetstoring kun je dus ook zien als een mooie gelegenheid om ‘ns op een andere locatie te werken. Of om je archief eindelijk ‘ns op orde te brengen. 😉

Hieronder staan een stel cloudtoepassingen die ik heel regelmatig tot zelfs dagelijks gebruik.

Google Agenda
Herinner je je de PalmPilot nog? Voor mij was dat al een enorme verbetering ten opzichte van m’n papieren agenda.
Maar man, man, wat een gedoe met het synchroniseren van dat ding met m’n computer. Dubbele afspraken als ik het synchroniseren een keer was vergeten, drama’s als óf m’n cradle stuk ging, óf m’n PalmPilot zelf …

De Google-agenda – zeker in combinatie met een smartphone – bleek m’n redding. Verschillende agenda’s (met verschillende kleuren) in één overzicht, agenda’s delen: m’n tandartsafspraak voor over een half jaar is nu ook veilig. Zeker omdat ik kan instellen dat ik hier wél waarschuwingspiepjes van wil ontvangen. En een account dat altijd bijgewerkt is, onafhankelijk van de hardware die je gebruikt.

Gmail
Ook al hou ik nog vast aan m’n ouwe vertrouwde Thunderbird, toch maak ik ook gebruik van Gmail. Misschien op een ietwat afwijkende manier: ik laat een kopie van al m’n e-mail doorsturen naar Gmail. Zo kan ik, waar ik ook ben, toch op de hoogte blijven van m’n e-mail. Op gezette tijden, natuurlijk.

Ook in m’n Gmail heb ik, voor een beter overzicht, berichtregels ingesteld om m’n inboxen schoon en overzichtelijk te houden. En omdat het alleen maar om kopietjes gaat, kiep ik alle mail van 2 maanden of ouder gewoon weg. Dát ruimt pas lekker op. 🙂

Tip: Gebruik je voor je mail alleen maar Gmail, maak dan vooral gebruik van alle mogelijke opties die er zijn. Anders dan bij de Agenda – waar het ook mogelijk is – is het dan zeker de moeite waard ook de offline-mogelijkheid te gebruiken. Je agenda kun je vrij makkelijk op je telefoon met 3G bijhouden. Een uitgebreide e-mail opstellen op je telefoon is toch een stuk omslachtiger.

Evernote
Een notitieboek om opkomende gedachten vast te leggen en uit te werken. Ik heb er altijd eentje in m’n tas gehad. Ik heb er nog steeds eentje – sommige dingen doe ik nou eenmaal graag op papier.

Evernote is de digitale versie van niet één, maar een oneindig aantal notitieboeken. Klinkt geweldig – en het is nog beter. 🙂

Je kunt er niet alleen zelf notities mee maken, waaraan je foto’s en zelfs geluidsfragmenten toe kunt voegen. Je kunt er ook webpagina’s in opslaan, met of zonder toegevoegde notitie of andere bewerking. Je kunt natuurlijk altijd al de url opslaan, maar met de Web Clipper kun je bijvoorbeeld ook de hele pagina bewaren. Deze extensie is voor alle browsers hier te vinden.

Het maximum aantal notities voor een gratis account is 100.000. Nou , daar moet je toch een eind mee kunnen komen?

Je hebt dus alleen te maken met de maximale grootte per notitie en bijlage (ieder 25 MB) en de uploadbeperking: 60 MB per maand. Als je veel gebruik maakt van Evernote en/of met grote bestanden werkt, kan de gratis versie voor jou een maatje te klein zijn.

Je kunt losse notities of hele notitieboeken delen met een ander, er is een versie voor ieder denkbaar platform en … je kunt alles met elkaar synchroniseren.

Alsof dit allemaal al niet genoeg was: je kunt tags aan je notities toevoegen. Tel daar nog bij op dat alle notities doorzoekbaar zijn en je raakt nooit meer een notitie kwijt. Ik zei het al: nog beter dan geweldig. 🙂

Tip: Heb je niet genoeg aan de info en tips van Evernote, via het blog of het forum? Kijk dan ‘ns in de speciale Facebookgroep.

Tip: Installeer vooral ook de desktopversie. Hiermee heb je namelijk automatisch een offline back-up van je notities.

Dropbox
Dropbox doet meer dan alleen bestanden opslaan in de cloud. Je bestanden zijn op iedere computer (of smartphone) waarop je Dropbox hebt geïnstalleerd, ook offline beschikbaar. Zodra er weer verbinding is met internet, wordt alles volautomatisch gesynchroniseerd.

In een gratis account krijg je standaard 2 GB opslagruimte, voldoende voor een heleboel bestanden. Maar als je bestanden of mappen gaat delen met anderen (want dat is mogelijk) of een heleboel foto’s in Dropbox wilt bewaren, is 2 GB misschien niet genoeg.

Gelukkig zijn er verschillende manieren om extra gratis opslagruimte te verdienen. Eén ervan is een referralsysteem: elke nieuwe Dropboxgebruiker die jij ‘aanbrengt’, levert je 500 MB extra ruimte op (maximaal 16 GB). De link hierboven is zo’n referrallink. Dus heb je nog geen Dropboxaccount maar wil je er wel eentje, dan help je mij door ‘m via bovenstaande link te openen. Ik maak veel gebruik van Dropbox en kan dus altijd wat extra ruimte gebruiken. 😉

Een andere manier, die ook nog ‘ns leuk zoden aan de dijk zet, is ‘Camera Uploads’. Synchroniseer de fotomap van je smartphone met Dropbox en je verdient gelijk 3 GB.

Tip: Deel bestanden of mappen om samen te werken. Of dat nou met een andere ZZP’er is voor een project, of met je boekhouder – de mogelijkheden zijn eindeloos.

Tip: Dropbox maakt het mogelijk om op iedere gewenste locatie te werken. Ik schrijf m’n blogs altijd eerst in Word, maar dat doe ik niet op m’n computer achter m’n bureau. Ik gebruik meestal m’n laptop, waarbij ik beneden op de bank (zoals nu), in de tuin of nog ergens anders zit. M’n kladversies staan in Dropbox, zodat ik er altijd en overal bij kan. Ook als ik geen internetverbinding heb.

Skype
Nog zo’n geweldige ‘cross-platform’ tool! Met Skype kun je gratis bellen over internet met andere Skype-gebruikers (VoIP), met of zonder beeld. Chatten kan ook, als je daar nog geen andere applicatie voor gebruikt. 😉

Voor een goed functioneren is het wel belangrijk dat de gesprekspartners voldoende bandbreedte hebben. Skypen over 3G met je smartphone of iPhone zal daarom niet (al te soepel) gaan. De nieuwste versie van de software en – als je wilt beeldbellen – een goeie webcam dragen ook bij aan de kwaliteit van de verbinding.

Via de ‘community‘ kun je diverse instructiefilmpjes vinden en kun je zo ongeveer al je Skype-vragen beantwoord krijgen.

Tip: Je kunt ook groepsgesprekken voeren via Skype. Geen reistijd meer en toch samenwerken. 🙂

Tip: Nog zo’n fijne feature: je scherm delen met je gesprekspartner. Voor als je even iets wilt laten zien of uitleggen met beeldondersteuning.

 

Zoals je ziet, zijn er genoeg gratis tools voorhanden die je helpen je productiviteit te verhogen. Probeer met behulp van deze – of soortgelijke – tools en de tips die ik heb gegeven eerst slimmer te werken.

Wie weet heb je dan wél het gevoel dat jij weer aan het roer van je bedrijf staat en niet ‘de waan van de dag’. Wie weet heb je dat gevoel dan zelfs al bij 40 uur werken in de week. Of misschien nog wel minder. 🙂

Heb jij tips voor het verhogen van je productiviteit, met of zonder de hulp van tools? Of aanvullende tips voor het gebruik van de tools uit mijn lijstje? Zet ze dan alsjeblieft hieronder, ik ben altijd nieuwsgierig naar potentiële nieuwe ‘hulpjes’. 🙂

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de opties hieronder.

Click Here to Leave a Comment Below 6 comments