Afgelopen weekeinde, tijdens het interessante en leerzame event De Code Kraken, viel ’t me weer op: ZZP’ers zien hun boekhouding als rompslomp. Een vervelende klus die ze graag uitbesteden. Waar ze zo min mogelijk tijd aan willen besteden en ’t liefst zo min mogelijk van weten.
In dit artikel leg ik je uit waarom ik het op z’n minst erg zonde vind om zo over je boekhouding te denken.
Als je een factuur uitreikt (of je ‘m nou persoonlijk overhandigt of per post of digitaal verstuurt) aan een ondernemer, ben je verplicht om aan een aantal factuurvereisten te voldoen. De BTW op je factuur is namelijk alleen terugvraagbaar als je factuur correct is.
Doe je zaken met een ondernemer in het buitenland en reik je een niet-correcte factuur uit, dan is het resultaat hetzelfde: je klant draait op voor de BTW.
Wil je je klant te vriend houden, dan zorg je dus dat je factuur aan alle factuurvereisten voldoet. Om dat te kunnen doen, zul je wel moeten weten wat die factuurvereisten zijn.
In dit artikel zet ik ze allemaal voor je op een rijtje.
Dit laatste artikel van de serie ‘Boekhouding zelf doen’ gaat over het gebruik van de juiste BTW-codes. Samen met de eerdere artikelen weet je hiermee alles om de maximale voordelen te halen uit het zelf bijhouden van je boekhouding.
Voor ’t geval je ze gemist hebt, of voor ’t geval je nog even je geheugen wilt opfrissen:
Artikel 1 – de voordelen van het zelf bijhouden van je boekhouding.
Artikel 2 – het gebruik van Vraagposten om zelfs bij twijfelgevallen toch je financiële saldi kloppend te kunnen krijgen.
Artikel 3 – hoe controleer je of je (financiële) saldi kloppen en hoe spoor je boekfoutjes op als dat niet zo is.
In het eerste artikel heb ik de BTW-codes beschreven die je moet gebruiken voor de zogeheten ‘binnenlandse prestaties’: omzet die je maakt binnen Nederland.
Zodra je zaken doet met het buitenland, is het niet alleen belangrijk de juiste BTW-code te gebruiken. Het is ook belangrijk dat je weet in welke situaties er nog meer verplichtingen ontstaan.
Waar dat van toepassing is, heb ik het aangegeven; nog meer informatie kun je vinden in het artikel De BTW-aangifte.
In deze artikelenreeks bespreek ik wat je kunt doen om de voordelen van het zelf doen van je boekhouding (een continu inzicht hebben in de geldstromen en financiële positie van je bedrijf en de kosten van je boekhouding in de hand houden) ook daadwerkelijk te verzilveren.
Artikel 1 – regelmatig je boekhouding bijhouden om continu inzicht te hebben in de geldstromen en financiële positie van je bedrijf
Artikel 2 – het belang van kloppende (financiële) saldi en de basisvoorwaarde om dit te kunnen controleren
In dit artikel geef ik je 2 ‘trucjes’ om onverhoopte boekfoutjes op te sporen. Ze zijn makkelijk uit te voeren en helpen je de meest voorkomende fouten eruit te vissen.
Het gebruikte plaatje is een screenshot uit het programma e-Boekhouden, maar in principe moet ieder boekhoudprogramma de selectiemogelijkheden hebben die ik in het voorbeeld gebruik.
Als je zelf (een deel van) je boekhouding bijhoudt, is het belangrijk dat je de mutaties voorziet van de juiste BTW-codes. Ze vormen de basis van je BTW-aangifte en bepalen of er nog eventuele verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de opgaaf ICP) volgen.
Ik ben er bij het schrijven van dit artikel van uitgegaan dat je gebruik maakt van een boekhoudprogramma en je BTW-aangifte ook uit dit programma kunt doen of dat je op z’n minst een overzicht van de aan te geven bedragen uit je programma kunt halen.
Hou je je boekhouding bij in Excel, maak dan zelf de genoemde BTW-codes aan. Je kunt er dan in ieder geval op sorteren en vervolgens Excel het rekenwerk voor je laten doen.
Als leidraad gebruik ik het artikel over de BTW-aangifte en de nummering van de vragen in de BTW-aangifte zelf. De exacte omschrijving van de BTW-codes hangt af van het programma dat je gebruikt, de strekking zal altijd gelijk (moeten) zijn met wat ik hieronder neerzet.
In het eerste artikel van de reeks ‘Boekhouding zelf doen’ heb ik aangegeven dat het belangrijk is om je boekhouding regelmatig bij te werken. Daarmee profiteer je van één van de voordelen van het zelf bijhouden van je boekhouding: een continu inzicht in de geldstromen en financiële positie van je bedrijf.
Het andere voordeel – besparing van kosten voor een boekhouder of accountant – bereik je vooral door zo min mogelijk fouten in je boekhouding te maken of te laten zitten.
De allereerste check die je doet, is controleren of het saldo van je financiële grootboekrekeningen (kas, bank/betaalrekening, bank/spaarrekening, enz.) overeenkomt met de werkelijke saldi. Oftewel: of je saldi kloppen. Als dit het geval is, komen een aantal fouten in ieder geval niet (meer) voor in je boekhouding.
In het kader van de economische crisis heeft de Kunduz-coalitie in al haar ‘wijsheid’ besloten dat met ingang van 1 oktober het hoge BTW-tarief verhoogd moet worden naar 21%. Het lage BTW-percentage blijft gewoon 6%. De verhoging heeft de nodige consequenties voor alle ondernemers, groot en klein.
In dit artikel zal ik me beperken tot de administratieve consequenties: het percentage moet op alle punten waar dit gebruikt of vermeld wordt, aangepast worden. Dat is al een flinke klus op zich, dus stroop je mouwen maar op.
Om het in ieder geval iets makkelijker voor je te maken, heb ik een checklist voor je gemaakt. Als je die checklist afwerkt, is jouw bedrijf in principe klaar voor toepassing van het nieuwe BTW-tarief.
Het zal door de tijd van het jaar komen (ze zeggen dat het zomer is), maar ik zie ineens overal parallellen tussen ondernemen en vakantie. 🙂
Door een heel recente ‘hobbel’ in onze eigen vakantieplanning zag ik afgelopen weekeinde ineens grote overeenkomsten met het schrijven van een Ondernemingsplan en het plannen van een vakantie!
“Ja maar, een vakantie plannen is makkelijk, een Ondernemingsplan schrijven niet.”
Is dat wel zo?
Toegegeven, de gebruikte termen maken ’t er niet makkelijker op. Missie? Visie? Strategie? Wat is dat? Hoe kom ik er aan??
Wat ik zelf altijd doe als ik zaken te ‘groot’, te abstract vind, is ze vertalen naar een concrete situatie – zoals het plannen van een vakantie. Iets wat je al jaren doet, zonder er ook maar bij na te denken.
Lees maar mee, want ’t werkt – en helpt – echt.
Door (een deel van) je boekhouding zelf te voeren, kun je profiteren van een paar mooie voordelen:
Besteed je je boekhouding nog uit, maar wil je ‘m (gedeeltelijk) zelf gaan doen? Lees dan ‘ns het artikel ‘Een boekhoudpakket kiezen: waar let je op?’
Om beide voordelen ook echt te hebben zijn er wel een paar belangrijke punten waar je je van bewust moet zijn: