11

Wat valt er eigenlijk onder ‘t urencriterium, Thé?

Wat valt er eigenlijk onder het urencriterium

“U besteedt als ondernemer 1.225 uren aan het feitelijk drijven van uw onderneming(en).”

Dat is zo ongeveer alles wat er op de website van de Belastingdienst (nog) te vinden is over het urencriterium zelf en terecht: ALLE werkzaamheden die je verricht in het belang van je bedrijf vallen onder het urencriterium.

In de praktijk blijkt dat niet voor iedereen concreet genoeg te zijn.
Tijd voor duidelijkheid!

Het urencriterium: directe en indirecte werkzaamheden

Dit onderscheid verduidelijkt de boel misschien een beetje, maar het omvat nog net zo goed ‘alles’. Als je bepaalde werkzaamheden doet waarvan jíj vindt dat ze in ’t belang van je bedrijf zijn, is dat de enige voorwaarde waar ze aan hoeven te voldoen.

Zijn de werkzaamheden eigenlijk wel productief (bijdragen ze bij aan je omzet)? Zou een andere ondernemer ze ook of net zo doen? Dat is niet van belang.

Zolang je ze kunt verantwoorden (zie verderop), mag de Belastingdienst er simpelweg niets van vinden.
Jij bent de ondernemer, niet de Belastingdienst.

Directe werkzaamheden

Directe werkzaamheden hebben rechtstreeks te maken met het realiseren van omzet.

Denk hierbij aan

  • het voorbereiden op de opdracht (inlezen, doen van inkoop, mallen maken, enz.)
  • het uitvoeren van de opdracht
  • de reistijd voor reizen van en naar de opdrachtgever en voor woon-werkverkeer *)

Indirecte werkzaamheden

Het ligt voor de hand: deze werkzaamheden hebben niet rechtstreeks te maken met het realiseren van omzet, maar zijn wel degelijk van belang voor de voortgang en het voortbestaan van je bedrijf.

Dit zijn in grote lijnen werkzaamheden die te maken hebben met

  • de administratie: o.a. de boekhouding bijhouden, contracten opmaken, je papieren opbergen, je BTW-aangifte doen, inkopen doen bij de kantoorboekhandel;
  • acquisitie: o.a. contacten met potentiële of bestaande klanten (in welke vorm dan ook), advertentiecampagnes opzetten, netwerkbijeenkomsten bezoeken, blogs schrijven, visitekaartjes ontwerpen;
  • scholing: o.a. het volgen van cursussen en opleidingen, het bijhouden van vakliteratuur;
  • onderhoud van gereedschap en werkruimte: o.a. het schoonmaken van je kantoorruimte, het updaten van de software op je PC of laptop.

Andere uren

Zoals je ziet heb ik gesproken over ‘werkzaamheden’, maar je registreert ‘uren’: de tijd die je met die werkzaamheden bezig bent geweest.

Er zijn hele specifieke uren die je NIET mag registreren: uren die je ziek bent (geweest). *)
Als je een week ziek bent geweest, mag je dus niet de uren schrijven die je, als je niet ziek was geweest, gewerkt zou hebben.

Hoewel je ’t misschien niet zou verwachten na ’t bovenstaande: een zwangerschapsverlof van 16 weken mag – indien van toepassing, natuurlijk – wél opgenomen worden in de urenregistratie! Daarbij ga je dan uit van het gemiddelde aantal uren dat je die 16 weken gewerkt zou hebben op basis van het aantal uren die je in/voor de rest van het jaar hebt geregistreerd.

Sorry voor de heren/vaders: een soortgelijke uitzondering bestaat (nog) niet voor ouderschapsverlof.

*) woon-werkverkeer is het reizen naar een eigen, externe werklocatie, bijvoorbeeld een externe kantoorruimte, opslagloods, werkplaats enz.
Let op: voor de urenregistratie voor de Kinderopvangtoeslag mag je deze tijd NIET meetellen. Voor ziek zijn is daarentegen juist wel iets geregeld.
Let op als je ook een kilometerregistratie bijhoudt: woon-werkverkeer mag je gewoon meetellen, BEHALVE voor de bepaling van de correctie van het privé-gebruik voor de zakelijke auto voor de Omzetbelasting.

 

Niet zo maar eentje, nee: een goede urenregistratie

Als jij een goede urenregistratie kunt overleggen, moet de Belastingdienst van heel goeden huize komen om je urenregistratie – en daarmee ook gelijk één of meer onderdelen van de ondernemersaftrek –  af te wijzen. Maar wat is nu een goede urenregistratie?

Een goede urenregistratie is

  • toetsbaar – de basis van je urenregistratie is eigenlijk altijd een agenda met je zakelijke afspraken. In aanvulling daarop kunnen zaken als treinkaartjes, gedetailleerde telefoonrekeningen, maar ook e-mails dienen als ‘bewijsmateriaal’;
  • niet te globaal – over een urenregistratie van één A4-tje met daarop “elke week 1,5 uur administratie, 4,5 uur reistijd, 2 uur acquisitie en 17 declarabele uren”, dat ook nog ‘ns van toepassing is verklaard voor maar liefst 50 weken in één kalenderjaar, zal de Belastingdienst niet lang hoeven nadenken. Je hoeft ook weer niet per 5 minuten elk deeltaakje op te tekenen, want dan zal jouw urenregistratie een overschot aan … urenregistratie-uren laten zien.

Het moge duidelijk zijn dat voor een IB-ZZP’er die werkt op declaratiebasis en die aantoonbaar 1600 declarabele uren heeft gemaakt in één kalenderjaar, een urenregistratie – goed of niet – van nul en generlei belang zal zijn.

 

Handige hulpmiddeltjes

Voor wie er toch aan moet geloven, is het zaak om met de minste tijd en moeite toch een goede urenregistratie bij te houden.
Gelukkig zijn in toenemende mate handige hulpmiddeltjes voor beschikbaar.

In deze LinkedIn-discussie komen heel veel suggesties langs, waaronder ook apps voor iPhone en smartphone. Als zo’n app ook nog gesynchroniseerd kan worden met de ‘vaste werkplek’, mooie overzichten kan produceren, ‘real time’ tijd kan schrijven en uitsplitsingen kan maken op diverse niveau’s (project/opdrachtgever/…)  is ’t helemaal feest.

Zelf maak ik gebruik van een op basis van mijn wensen ingerichte gratis versie van Timewriter.
Probeer ‘ns een paar toepassingen uit en kijk welke oplossing voor jou en jouw bedrijf(sactiviteiten) het beste zou werken.

Mijn advies: kies voor een gratis of niet al te dure oplossing. Aangezien eind vorig jaar het voorstel van GroenLinks is aangenomen, mag je er gevoeglijk van uitgaan dat het urencriterium zoals we het kennen z’n langste tijd heeft gehad.

Heb jij nog een goeie suggestie voor een handig urenregistratietooltje/-programmaatje/-appje? Zet ‘m dan hieronder neer in een reactie, dat wordt op zeker erg op prijs gesteld!

 

Click Here to Leave a Comment Below 11 comments