Een boekhoudpakket kiezen: waar let je op?

Als je een deel van je boekhouding zelf (in)voert, kun je profiteren van een aantal interessante voordelen:

• Je bent minder kosten kwijt aan je boekhouder of accountant, omdat je zelf al veel van de mutaties hebt ingevoerd.
• Als je in ieder geval je verkoopfacturen en inkoopfacturen (facturen en bonnen van al je zakelijke uitgaven) hebt ingevoerd, kun je in principe ook de BTW-aangifte(s) zelf verzorgen en zo nog meer kosten besparen;
• Je leert de ‘vertaalslag’ van de dagelijkse financiële gebeurtenissen naar je boekhouding begrijpen. Als bonus krijg je meer inzicht in het werk dat de boekhouder of accountant voor je doet EN kun je op een ander niveau met hem over de financiën van je ZZP-bedrijf praten.
• Je hebt inzicht in het reilen en zeilen van je bedrijf. Hoe regelmatiger je je boekhouding bijwerkt, des te meer ‘real time’ je inzicht is. Daardoor kun je snel op zaken inspelen, in plaats van erachteraan te lopen.

Het beschreven inzicht en zelfs het begrip kun je ook bereiken door je inkomsten en uitgaven goed bij te houden in bijvoorbeeld een Excelsheet. De beschreven kostenbesparing niet.

Om die te bereiken zul je toch echt gebruik moeten maken van een boekhoudprogramma.

Aandachtspunten bij het kiezen van een boekhoudpakket

Je zit niet gelijk voor de rest van je bestaan vast aan het boekhoudpakket dat je nu kiest. Maar om noodgedwongen al na korte tijd te moeten switchen van pakket is ook weer niet de bedoeling. Met een beetje voorbereiding kun je het maken van onnodige fouten (fouten waar je niks van leert, behalve dat ze geld kosten) voorkomen.

Door nu even tijd te geven aan de onderstaande punten, vergroot je de kans aanzienlijk dat het uiteindelijk gekozen pakket lang mee kan binnen je bedrijf en/of – helemaal mooi – met je bedrijf mee kan groeien.

Gebruiksvriendelijkheid van het programma

De meeste boekhoudprogramma’s zijn ontwikkeld voor … boekhouders.
Let er dus bij de keuze voor het programma op dat je er zelf goed mee overweg kunt.

Natuurlijk zul je eerst even moeten leren hoe het programma werkt, maar de basisfuncties moet je in een avondje toch wel onder de knie kunnen krijgen.

Gewenste functionaliteiten

Verder moet je letten op de functionaliteiten die het programma heeft in relatie tot de kosten voor het programma: de prijs/kwaliteit-verhouding.

• Heb jij wel een voorraadadministratie nodig? Of een uitgebreide projectadministratie?
• Is die handige CRM-module (jou) de meerkosten wel waard, of kies je daarvoor liever een andere en misschien wel betere oplossing?
• Wil je een extra bedrag betalen om vanuit je pakket facturen aan te kunnen maken, of maak je die 3 facturen per maand net zo makkelijk in Excel?
• Weet je dat je volgend jaar wél een voorraadadministratie nodig hebt, maar is met die uitbreiding dat leuke pakketje ‘voor nu’ ineens helemaal niet zo leuk meer?

De output

Let tenslotte ook op de informatie die je weer uit het programma kunt krijgen (de output).

Sommige programma’s geven (een deel van de) output in de vorm van een Word- of PDF-document.
Als jij of je boekhouder/account daarmee wil rekenen, zal er toch echt een rekenmachine aan te pas moeten komen.

Zonde, want dat kan ook heel anders.

Boekhouden op je eigen PC of ‘in the cloud’?

Er zijn – hoe kan het ook anders – voor beide opties zowel voor- als nadelen te noemen. Jouw voorkeuren bepalen naar welke optie de balans uitslaat.

Hieronder heb ik er een aantal genoemd:

Boekhouden op je PC

Voordelen

• Je bent de enige die inzage in je bestanden heeft.
• Je hebt altijd inzage in je boekhouding, je bent niet afhankelijk van het hebben van een internetverbinding.
• Als je werkt met een laptop, heb je je boekhouding altijd bij je.
• Er zijn pakketten waar je alleen de aanschafprijs aan kwijt bent. Je weet dus precies waar je aan toe bent, er volgen geen aanvullende kosten meer.

Nadelen

• Je moet er zelf voor zorgen dat je de enige BLIJFT die inzage in je bestanden heeft.
  Als jij je computer of laptop al afdoende hebt beschermd tegen virussen en hackers, hoef je voor je boekhoudpakket (vaak) geen aparte maatregelen te nemen.
• Als je werkt met een laptop, heb je je boekhouding altijd bij je. Je kunt je laptop verliezen, maar hij kan ook gestolen worden of beschadigd raken. Hetzelfde geldt dus ook voor je boekhouding.
• Je moet zelf zorgen voor regelmatige back-ups.
• Je betaalt voor het pakket een bedrag ineens. Dat is op termijn misschien financieel voordeliger, maar je moet het wel kunnen betalen.

LET OP

• Om samen te kunnen werken met een boekhouder of accountant, moet het programma de mogelijkheid hebben om gegevens/bestanden uit te wisselen.
• Bij sommige pakketten moet je naast de aankoopprijs nog een jaarlijkse licentie aanschaffen en/of een abonnement betalen voor de helpdesk. Voor je het weet zit je dan én met een hoge aankoopprijs én hoge doorlopende kosten.

Online boekhouden

Voordelen

• Op voorwaarde dat je pakket afkomstig is van een betrouwbare leverancier die alles netjes heeft geregeld, zijn je gegevens veilig voor ongewenste digitale pottenkijkers.
• Uitgaande van diezelfde basisvoorwaarde wordt regelmatig – minimaal 1x per dag – volautomatisch een back-up van je bestanden gemaakt.
• Je kunt vanaf iedere willekeurige PC of laptop verbinding maken met je boekhouding. Je hebt dus altijd je boekhouding bij je, zelfs als je geen laptop bij je hebt. Of het slim is om in een internetcafé in te loggen op je boekhouding is een andere discussie, maar het kán wel.
• De kosten worden via een maandelijks abonnement afgerekend en zijn daardoor gelijkmatig verdeeld over het jaar.
• Je boekhouder of accountant kan makkelijk met je meekijken.
• Je werkt altijd met de laatste versie van de software.

Nadelen

• Je hebt altijd een internetverbinding nodig om toegang te hebben tot je boekhouding. Sommige programma’s hebben wel een offline variant, maar in veel gevallen kun je offline geen mutaties doorvoeren.
• De kosten van je abonnement komen iedere maand weer terug. Je boekhoudprogramma is nooit afbetaald.

Geeft jouw pakket géén Balans, dan is het geen volwaardig boekhoudprogramma.
En moet je alsnog extra kosten maken om bijvoorbeeld je aangifte Inkomstenbelasting te kunnen doen.[/thrive_custom_box]

Conclusie

Het is niet mogelijk om één pakket aan te wijzen als ‘geschikt voor iedereen’.
Ieders bedrijf is anders, ieders persoonlijke voorkeuren zijn anders, ieders budget is anders.

Ik raad je daarom aan niet over één nacht ijs te gaan, maar goed rond te kijken naar wat er zoal verkrijgbaar is en naar de ervaringen van anderen te vragen.
Voor dat laatste zijn op bijvoorbeeld LinkedIn en Facebook al diverse leerzame discussies aanwezig.

Voor dat eerste is de site van Stichting www.in-research.info heel handig.
–  In één overzicht staan de functionaliteiten en prijzen van heel veel gangbare pakketten overzichtelijk weergegeven. Met behulp van de reviews, waar je vanuit het overzicht naar kunt doorklikken, kun je een hele aardige voorselectie maken.
–  In een ander overzicht staan de programma’s vermeld waar je gratis mee kunt testen. Doe dat vooral, maar begin met je voorselectie, die bij voorkeur maximaal 3 programma’s bevat.

Het is het waard om even tijd en aandacht aan de keuze van een boekhoudpakket/-programma te besteden, maar hou het leuk. Tenzij je tester bent van boekhoudprogramma’s, natuurlijk. Leef je dan vooral uit. 🙂

Hoe heb jij je keus voor een boekhoudpakket gemaakt? Bevalt die keus je? Of zou je nu een andere keus maken? Ik lees je antwoord graag in een reactie hieronder.

A Piggy Bank With Euro Coin Currency – Foto van: Grant Cochrane / FreeDigitalPhotos.net

Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.