BTW-verhoging per 01-10-2012 – een checklist

In het kader van de economische crisis heeft de Kunduz-coalitie in al haar ‘wijsheid’ besloten dat met ingang van 1 oktober het hoge BTW-tarief verhoogd moet worden naar 21%. Het lage BTW-percentage blijft gewoon 6%. De verhoging heeft de nodige consequenties voor alle ondernemers, groot en klein.

In dit artikel zal ik me beperken tot de administratieve consequenties: het percentage moet op alle punten waar dit gebruikt of vermeld wordt, aangepast worden. Dat is al een flinke klus op zich, dus stroop je mouwen maar op.

Om het in ieder geval iets makkelijker voor je te maken, heb ik een checklist voor je gemaakt. Als je die checklist afwerkt, is jouw bedrijf in principe klaar voor toepassing van het nieuwe BTW-tarief.

Je verkopen

Voor je BTW-aangifte is altijd de factuurdatum van belang; voor de BTW-verhoging niet. Het nieuwe hoge tarief geldt voor leveringen die gedaan zijn/worden op of na 1 oktober, ongeacht de datum waarop je die levering factureert.

1. Factuur je vóór 1 oktober goederen of diensten die je – tegen het hoge tarief – geleverd hebt vóór 1 oktober? Niks aan de hand, je brengt 19% BTW in rekening.

2. Factureer je bijvoorbeeld op 1 oktober goederen of diensten die je – tegen het hoge tarief – geleverd hebt in september? Dan moet je 19% BTW in rekening brengen.

3. Factureer je bijvoorbeeld op 30 september goederen of diensten die je – tegen het hoge tarief – zult leveren op of na 1 oktober? Dan moet je 21% BTW in rekening brengen.

4. Factureer je bijvoorbeeld medio november goederen of diensten die je – tegen het hoge tarief – hebt geleverd in de maanden september en oktober? Dan zul je je factuur moeten splitsen!

5. Factureer je op of na 1 oktober goederen of diensten die je – tegen het hoge tarief – op of na 1 oktober levert, dan is er niks aan de hand. Je brengt gewoon 21% BTW in rekening.

Hou dus goed in de gaten wat de leverdatum is van je goederen of diensten, want die is bepalend voor het te hanteren BTW-tarief.

(Web-)winkels

Winkels hebben het probleem dat hun inkoop gedaan is tegen 19% en verkopen op of na 1 oktober moeten plaatsvinden tegen 21%. Als het om B2B-verkopen gaat, geeft dit ‘alleen maar’ extra administratieve werkzaamheden, maar wat als je aan consumenten levert? Het verschil doorberekenen aan de klant – dus de prijzen verhogen – of 2% minder marge accepteren op de producten?

Als je gaat doorberekenen, levert omprijzen een behoorlijke piekbelasting op! Dit moet letterlijk van de ene op de andere dag plaatsvinden. Maak hier een goede planning voor, zodat je niet geconfronteerd wordt met verkopen tegen verkeerde (te lage) prijzen.

Of je doorberekent of niet, probeer je voorraad tegen 1 oktober zo klein mogelijk te hebben. ’t Scheelt je óf in het werk, óf in het margeverlies.

Je uitgaven/inkopen

Wat voor jou geldt, geldt natuurlijk ook voor je leveranciers. Check al je bonnen/facturen op juistheid: is het juiste BTW-percentage gebruikt? De regel van het terugvragen van BTW is immers, dat de factuur correct moet zijn. Zit er een typ- of rekenfout in de factuur? Vraag dan om een nieuwe, want anders kan ’t jou je BTW-aftrek kosten!

Je facturen

Maak je gebruik van sjablonen voor het opmaken van je facturen? Let dan op dat je het BTW-percentage daarin aanpast, zowel in de tekst als in eventuele rekenfuncties.

Nog een puntje van aandacht: de BTW-percentages komen, afhankelijk van het tijdstip van factureren, op een andere plek in je BTW-aangifte terecht. Meer informatie hierover kun je vinden in het artikel ‘BTW-codes: welke gebruik je, wanneer en waarom?’

Maak je gebruik van een factureringsprogramma? Ga dan na of in de extra BTW-percentages (19% ná 01-10, 21% vóór 01-10 en 21% ná 01-10) is voorzien. Zitten ze nog niet in je programma? Vraag er dan op tijd naar bij de softwareleverancier!

Afhankelijk van het moment van factureren, kun je in één of meer maanden last hebben van een ‘wisselmaand’: een maand dat je zowel facturen met 21% als met 19% BTW verstuurt. Ga dus niet op de automatische piloot, maar loop elke factuur nog een keertje extra na.

Je contracten/overeenkomsten van opdracht

Als je op contract/overeenkomst van opdracht werkt en dat contract is overeengekomen voor een periode die loopt van vóór oktober tot op/na 1 oktober, ga dan na wat in het contract is opgenomen over de BTW. Is daarin het specifieke BTW-percentage opgenomen, dat jij op je factuur in rekening zult brengen? Als dat het geval is, neem dan contact op met je opdrachtgever.

Kom samen overeen hoe jullie dit oplossen; in principe is een aanvulling/aanhangsel op/aan het oorspronkelijke contract voldoende.

Algemene voorwaarden

Misschien heb je in je contracten en/of op je opdrachtbevestiging geen specifieke BTW-percentages vermeld, maar staan ze in je algemene voorwaarden (of die van de opdrachtgever). Loop die dus ook goed na.

Mocht hierin inderdaad ‘19% BTW’ vermeld staan, dan kan ook in dit geval een een aanvulling/aanhangsel op/aan het oorspronkelijke contract voldoende zijn om de aangepaste algemene voorwaarden van toepassing te verklaren. Overleg dit wel van te voren met je opdrachtgever!

Je website

Loop alle teksten op je website na op vermelding van het BTW-tarief.

• Heb je je tarieven vermeld? Kijk dan of je hebt geschreven ‘exclusief het hoge BTW-tarief’ of ‘exclusief 19% BTW’. In ’t laatste geval zul je het percentage moeten (laten) aanpassen.
• Lever je aan consumenten en heb je de prijs inclusief BTW vermeld? Vergeet je prijzen dan niet om te rekenen en eventueel de aanvullende tekst aan te (laten) passen.

Je boekhouding

Besteed je je boekhouding uit, dan mag je er gevoeglijk van uitgaan dat je boekhouder/accountant werkt met software waar de extra BTW-code voor 21% BTW in is opgenomen. Zorg er in dat geval wel voor dat je je spullen duidelijk en overzichtelijk aanlevert.
Dat is extra van belang als er facturen/bonnetjes bij zitten die onder de eerder genoemde punten 2 t/m 5 vallen!

Voer je (een gedeelte van) je boekhouding zelf in? Dan geldt voor je software hetzelfde als voor het gebruik van een factureringsprogramma. Let goed op dat je de BTW-code met het juiste BTW-percentage gebruikt bij het invoeren van een factuur of bonnetje. Lees eventueel dit artikel nog ‘ns na over het gebruik van de juiste BTW-codes.

Je bedrijf is klaar voor de BTW-verhoging!

Zorg dat je op tijd begint met het doornemen van de checklist. Je hebt dan nog voldoende tijd als iets tegenzit of als er een actie van een ander nodig is. Wat je namelijk niet wilt, is dat je nog ruim in het 4^e kwartaal loopt te hannesen met BTW-aanpassingen. Dat leidt je af van waar je werkelijk mee bezig bent en vergroot de kans op fouten.

Als je alle genoemde punten hebt nagelopen en waar nodig aanpassingen hebt gedaan, ben je in principe klaar voor de BTW-verhoging.
Ik ben wel benieuwd wat de komende verkiezingen gaan brengen … 😉

Is je iets nog niet helemaal duidelijk, of heb je een tip voor je mede-ZZP’ers, laat dan hieronder een reactie achter.

Kan je andere ZZP’ers voor wie dit artikel ook interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.