Bonnetjes voor kantoorartikelen, bonnetjes voor een zakenlunch.
Veel ZZP’ers weten niet precies hoe ze met ‘dat kleine spul’ om moeten gaan. Gevolg: veel bonnetjes worden vergeten of raken kwijt.
Daardoor betaal je zowel de kosten als de niet-teruggevraagde BTW uit je privé-portemonnee.
Een bonnetje is een kleine factuur
Om zakelijke kosten op te kunnen voeren en betaalde BTW terug te kunnen vragen, heb je een aankoopbewijs nodig. Dat aankoopbewijs moet – in ieder geval om de BTW terug te kunnen vragen – aan bepaalde voorwaarden voldoen. Gelukkig vallen de meeste bonnetjes onder een uitzonderingsregel.
Bonnetjes vallen onder de uitzondering als het totale bedrag niet hoger is dan € 100 inclusief (!) BTW.
In dat geval moet minstens het volgende op de bon staan:
• de datum van de aankoop,
• de gegevens van de leverancier,
• wat je hebt gekocht en
• het bedrag aan betaalde BTW.
Staat één van die dingen niet op de bon? Dan kun je de betaalde BTW niet terugvragen.
Het bewijst alleen maar dat je een bepaald bedrag hebt betaald, niet wat je hebt gekocht.
Een pinbonnetje kun je dus rustig weggooien zodra je de kloppende betaling tussen je bankmutaties ziet staan. [/thrive_text_block]
Bewaar je bonnetjes goed
Bonnetjes hebben de nare gewoonte om kwijt te raken of vergeten te worden. Zonde, want dat kost je geld.
Echt nare gewoontes hebben thermobonnetjes. Ze vervagen vervagen na verloop van tijd, waardoor jij eindigt met een blanco stukje papier in je boekhouding.
Ontwikkel daarom een goede ‘bonnetjes-routine’:
haal op een vast moment de bonnetjes uit je portemonnee (einde van de dag, 1x/week, wat voor jou het beste werkt);- digitaliseer je thermobonnetjes: maak er een scan of een foto van (een gewone of met een appje als CamScanner) en sla die op een goeie manier op;
- plak je papieren bonnetje op een groter stuk papier. Ik gebruik daar zelf A5-jes voor (halve A4-tjes) of de achterkant van het bijbehorende bankafschrift.
- stop het papieren bonnetje op de juiste plek in je administratie.
haal op een vast moment de bonnetjes uit je portemonnee (einde van de dag, 1x/week, wat voor jou het beste werkt);Update: van de Belastingdienst mag je inmiddels ook je bonnetjes alleen in digitale vorm bewaren. Aan welke voorwaarden je dan moet voldoen, kun je hier lezen.
Voldoe je niet aan die voorwaarden, dan blijft helaas alles gelden wat hierboven staat.
Bonnetjes – laatste aandachtpuntjes
• Rij je in een auto-van-de-zaak? Reken je brandstof dan nooit contant af, maar betaal met een pinpas of creditcard – bij voorkeur eentje die op naam van je bedrijf staat. Alleen dan heb je recht op teruggave van de BTW.
• Gaat het om contant afgerekende kleine bedragen, bijvoorbeeld voor een kop koffie op het station? Het verwerken van zo’n klein bonnetje kost al gauw meer dan het aan aftrek en eventuele BTW-teruggave oplevert. Je kunt dan overwegen om het bonnetje maar gewoon weg te gooien. Wat jij wilt.
Hoe ga jij om met je bonnetjes? Heb je al een bonnetjes-routine ontwikkeld, of liggen jouw bonnetjes overal en nergens? Zitten ze misschien in een schoenendoos? Ik lees het graag in je reactie hieronder.
Wat ben je streng! Maar goed, dat is de Belastingdienst meestal ook. En een boete krijgen is geen pretje: zuur geld en niet aftrekbaar 😉
Nog een vraagje: hoe ga jij om met treinkaartjes? Ik heb een anonieme OV-kaart ooit gekocht en hou stug vol door het scherm te fotograferen (ook de tramkosten in A’dam) en soms in Leiden een print te vragen van de laatste 10 reizen, maar vindt dit niet echt effectief. He???????? Ik ben net aan het googlen op NS-businesscard. Kan ik er 5 gratis krijgen! Ach, ik ga toch maar voor de dalurenkaart. Kost nu E 25 en na het eerste jaar kan ik altijd zien of ik de ‘korting’ eruit haal. Ha, ha.
Streng, Barbara? Hoezo? Ik heb in nabije kring al heel wat geld zien ‘vervliegen’ door kwijtgeraakte en/of slordig behandelde bonnetjes. Vandaar dat ik ook een routine voorstel. Daarmee is het elke keer een klusje van niks, waarna je er letterlijk nooit meer naar om hoeft te kijken en/of over na hoeft te denken. 🙂
Treinkaartjes en OV-Chip, mmmm …
• Mijn zelden-zakelijk-met-OV-reizende-klanten ‘declareren’ (en bewaren!) gewoon de individuele treinkaartjes, het laden van de kaart blijft buiten de boekhouding.
• Bij mijn regelmatig-zakelijk-met-het-OV-reizende-klanten staat de kaart in de boekhouding als betaalmiddel – het laden van de kaart is daardoor een kruispost. De reiskosten zelf worden afgeboekt met behulp van de overzichten die je (bij een geregistreerde kaart) kunt downloaden van de website.
• Klanten die tussen die uitersten zakelijk reizen met een OV-Chipkaart, kiezen voor de oplossing die zij het prettigst vinden werken.
Ik heb eigenlijk geen klanten die met andere vormen van OV reizen dan de trein, dus hoe je die tramkosten kunt oplossen/-vangen???
Eigen ervaringen kan ik helaas niet met je delen: bij ons is het OV buiten de spits nagenoeg niet-bestaand en onbetrouwbaar op de koop toe. 🙁
Ik ben net begonnen als ZZP’er en heb heeeel veel bonnetjes. Even los van dat ik die bonnetjes goed moet bewaren, is er een gratis makkelijk boekhoudkundig/kasboekprogramma dat jij aanraadt? Waarin ik die bonnetjes vervolgens kan verwerken? Ik heb zoveel bonnetjes van afgelopen maanden en moet einde maand BTW-aangifte doen, maar heb echt even werkelijk geen idee waar ik moet beginnen en wat handig is. HELP! 🙂
Gefeliciteerd met je bestaan als onderneemster, Suzanne! 🙂
Ik ken een paar gratis programma’s, maar die raad ik niet snel aan, zeker niet aan een ‘beginner’. Je moet er een aardige boekhoudkundige achtergrond voor hebben om ze te kunnen gebruiken. En dan nog moet je heel wat tijd in het inrichten van het programma stoppen.
Heb je voor jezelf al een keus gemaakt over hoe je je administratie bij wilt houden? En of je daarbij/daarnaast/daarna hulp in wilt schakelen van een boekhouder of accountant?
Er zijn genoeg ondernemers die nog prima uit de voeten kunnen met een Excelsheet. ‘t Ligt er namelijk maar aan hoe groot jouw boekhouding over een boekjaar zal zijn. Soms voldoet een simpel lijstje, soms een sjabloon (er zijn diverse gratis en betaalde in omloop).
Wordt ‘ie groot genoeg om in een boekhoudprogramma te verwerken, dan is het waarschijnlijk de moeite waard om er enig geld aan uit te geven. Waarom, daar kun je in dit artikel wat meer info over lezen.
In aanvulling op puntje 1 van dat artikel: mijn ervaring is (ook) dat er misschien niet overal reclame tevoorschijn komt, maar dat de functionaliteiten ernstig beperkt zijn. Zodra je tegen die beperking oploopt (wat al vlot gebeurt), kun je óf helemaal opnieuw beginnen in een ander programma, of ben je meer geld kwijt dan bij een ander programma (zoals in de laatste regel van puntje 1 staat).
Zie je het nut van een betaald programma in, dan staan in mijn artikel Een boekhoudpakket kiezen: waar let je op? tips die je kunnen helpen om een keus te maken.
Ik ben heel benieuwd welke keus je voor jezelf maakt en waarom en zou het leuk vinden als je dat hier nog laat weten. Dat is ook interessant voor andere meelezende startende ZZP’ers. 🙂
Succes!!
Hoi Renée, leuke site en wat gaaf dat je de dingen zo mooi kort maar krachtig op een rijtje weet te zetten voor ondernemers! Ik heb meteen ge”liked” ge”+”d en gebookmarked. Wel nog een vraagje: waarom zou je mensen aanraden om cursussen of workshops te volgen als ze in blogs zoals dat van jou alle tips en trucs zelf bij elkaar kunnen sprokkelen? Is het antwoord gewoon omdat je dan in één keer alle benodigde informatie krijgt zonder dat je veel tijd kwijt bent met googlen?
En verder heb ik nog een klein verzoekje: zou je bij je blog entries de datum en misschien ook de auteur iets prominenter willen weergeven? Als ik op zoek ben naar antwoorden op het gebied van bijvoorbeeld fiscale, juridische, of webdesign gerelateerde zaken waarvan de regelgeving nogal eens wijzigt dan kijk ik altijd als eerste naar de datum om te zien of het artikel naar verwachting enigszins up to date zal zijn, en bij jou kon ik de datum eerst helemaal niet vinden.
Dankjewel voor je uitgebreide en positieve reactie, David!
Lezers kunnen inderdaad heel veel informatie bij elkaar sprokkelen. Niet alleen op mijn website, maar zo ongeveer alles staat op het internet. Door te sprokkelen ben je niet alleen veel tijd kwijt, je zult ook zelf de ‘logica’ in al die informatie moeten ontdekken. Voor eventuele vragen die je hebt na het lezen van alle info zul je weer verder moeten sprokkelen.
Als die manier van ‘informatiegaring’ je voorkeur heeft, vind ik dat helemaal prima. 🙂
Tijdens workshops en cursussen krijg je niet alleen alle info op een logische manier aangereikt, maar ook op een manier dat die info bij je ‘binnenkomt’. Iedereen leert op een andere manier en door de interactie merk ik gelijk op als iets niet goed overkomt. Ik kan het dan op een andere manier brengen en/of aanvullen met verduidelijkende praktijkvoorbeelden.
Bijkomend en niet onbelangrijk voordeel van een ‘live’-cursus: alle cursisten hebben gelijk contact met mede-ZZP’ers die in hetzelfde stadium zitten met hun bedrijf. Dat contact kan voortgezet worden na afloop van de cursus, maar dat is ieders eigen keus.
Dan je verzoekje: helemaal terecht!
Ik heb bewust gekozen voor het publiceren van de datum, om de redenen die jij noemt. Alleen … ik moest er zelf ook behoorlijk naar zoeken. 😉 Geen handige plek dus, zo helemaal onderaan.
Ik ga gelijk even op zoek naar een andere, duidelijker instelling, ook voor de auteur. Dat ben ik tot nu toe altijd zelf, misschien dat ik daarom dacht dat het zo wel duidelijk genoeg was. 😉
(Update: de datum staat nu bovenaan. 🙂 In dit thema kan ik helaas de auteur er niet duidelijk(er) bijkrijgen …)
Bedankt voor al je input!
Sindskort maak ik gebruik van https://mycloudbox.nl/. Het legt een koppeling met mijn Dropbox en via het portaal kan ik de bonnen eenvoudig terug vinden. Werkt uitstekend!
Jeetje Pim, ik zie dat ik helemaal nog niet had gereageerd op jouw reactie – sorry daarvoor!
En het is nog wel zo’n handige tip.
Dus dankjewel daarvoor. 🙂
Zeer duidelijk artikel! Wat betreft (online) boekhouden (en de huidige regels waar gelukkig het enkel digitaal bewaren ook voldoet) maak ik sinds kort gebruik van Mr. Billie. Hun insteek is dat elke zzp-er de basisadministratie gratis moet kunnen doen en ik vind het er, ondanks mijn beperkte boekhoudkennis, overzichtelijk uitzien en makkelijk werken. Misschien het proberen waard voor iemand die nog zoekende is of niet tevreden is met zijn/haar huidige situatie. 🙂
Goed dat je er op deze manier mee bezig bent. 🙂
Ik heb even een kijkje genomen bij Mr. Billie: ziet er heel aardig uit, voor zover ik uit de info op de site kan opmaken.
Voor andere geïnteresseerden: de gratis versie is géén volledig boekhoudprogramma!
De betaalde versie komt daar een stuk beter bij in de buurt.
Of het bij je past of dat een ander programma voor jou beter werkt? Jij bent de enige die dat kunt beslissen.
Check daarvoor ook even de tips die ik in dit blog geef.
Dankjewel in ieder geval voor je tip, Rian!
En voor je compliment. 😉
Welke bonnen mag een zzper wel of niet invoeren
Dag Stef,
Wat je in principe mag opvoeren, zijn bonnen (voor de kosten) van zaken en diensten die een zakelijk doel hebben.
Jij bent de enige die kan bepalen of die kosten inderdaad nodig zijn voor jouw ZZP-bedrijf.
Het klinkt heel breed, maar ‘gelukkig’ heeft de Belastingdienst ongelooflijk veel uitzonderingen bedacht.
Een aantal van die uitzonderingen kom je vaak tegen: kosten voor het zakelijk gebruik van een auto, kosten voor eten en drinken, kosten voor relatiegeschenken. Maar ook kosten voor een mobiele telefoon en voor het gebruik daarvan.
Dingen als computers en laptops (en de accessoires, zoals beeldscherm, muis, webcam, kabels enz.) kun je meestal (!) zonder beperkingen opvoeren.
Bij grote uitgaven (vanaf € 450 excl. BTW) komt het afschrijven om de hoek kijken, net als eventueel de KIA (als je hier meer over wilt weten: ik heb er in een aantal blogs over geschreven, zoals deze).
Groeten, Renée