Boekhouding zelf doen – (4) Gebruik de juiste BTW-codes

Dit laatste artikel van de serie ‘Boekhouding zelf doen’ gaat over het gebruik van de juiste BTW-codes. Samen met de eerdere artikelen weet je hiermee alles om de maximale voordelen te halen uit het zelf bijhouden van je boekhouding.

Voor ’t geval je ze gemist hebt, of voor ’t geval je nog even je geheugen wilt opfrissen:
Artikel 1 – de voordelen van het zelf bijhouden van je boekhouding.
Artikel 2 – het gebruik van Vraagposten om zelfs bij twijfelgevallen toch je financiële saldi kloppend te kunnen krijgen.
Artikel 3 – hoe controleer je of je (financiële) saldi kloppen en hoe spoor je boekfoutjes op als dat niet zo is.

Het juiste BTW-bedrag

Het allerbelangrijkste uitgangspunt voor je BTW-boekhouding is: boek het BTW-bedrag zoals het op de factuur staat.
‘Logisch’, denk je misschien, maar helaas zijn er nog steeds facturen die niet geheel foutloos worden afgegeven.

Of je nu inclusief of exclusief BTW boekt, in allebei de gevallen rekent je programma dingen voor je uit. In allebei de gevallen moet je dus toch nog even controleren of jouw boeking dezelfde bedragen vermeldt als de factuur:
•  Boeken inclusief BTW – let op de juistheid van het uitgerekende BTW-bedrag
•  Boeken exclusief BTW – let op de juistheid van het uitgerekende BTW- en totaalbedrag

Een verschil tussen het BTW-bedrag op de factuur en in je boeking

Soms zie je in je boeking een verschil van één cent met de factuur: in dit geval is er sprake van een afrondingsverschil dat verschillende oorzaken kan hebben. Probeer eerst eens ‘omgekeerd’ te boeken (dus inclusief BTW i.p.v. exclusief BTW of andersom). Geeft dit geen oplossing, volg dan gewoon het BTW-bedrag van de factuur en zorg dat het totale factuurbedrag in de boeking gelijk is aan dat van de factuur.

In principe zal je boekhoudprogramma als gevolg daarvan een BTW-code geven die een omschrijving heeft als ‘BTW afwijkend’. Heeft je boekhoudprogramma deze code niet, dan zul je waarschijnlijk zelf iets moeten regelen met het boeken van een afrondingsverschil.

Loop je tegen een aanzienlijk verschil aan – en dat is eigenlijk al het geval als het verschil groter is dan die ene hierboven genoemde cent – dan wordt het een ander verhaal. Je hebt in dit geval te maken met een niet-correcte factuur.

Het gevolg van een niet-correcte factuur is, dat de BTW niet aftrekbaar is. Wil je de BTW toch terug kunnen vragen, dan heb je geen andere optie dan je crediteur te vragen om een correcte(re) factuur.

Buitenlandse (verlegde) BTW

Als je je BTW-nummer hebt opgegeven bij het afnemen van een dienst of aanschaffen van een product in een ander land, zul je een factuur ontvangen zonder dat er BTW of VAT op vermeld staat. Deze inkoopfacturen boek je – ondanks dat er geen BTW op vermeld staat – tóch met een BTW-code. Welke dat precies moet zijn, kun je lezen in het artikel BTW-codes: welke gebruik je wanneer en waarom (2).

Staat er toch VAT op je factuur, bijvoorbeeld omdat je vergeten bent (op tijd) je BTW-nummer door te geven?
Dan boek je het totaalbedrag, dus inclusief VAT, als kosten. De bijbehorende BTW-code is iets als ‘Geen BTW’ en dat klopt ook: VAT is nou eenmaal niet hetzelfde als BTW.

Als je BTW/VAT in een ander EU-land hebt betaald, kun je dat onder bepaalde voorwaarden alsnog terugvragen.
Dat gaat tegenwoordig iets makkelijker, maar is nog steeds een tijdrovende zaak. Ook zijn er drempelbedragen van toepassing: € 50 terug te vragen BTW/VAT als je het verzoek om teruggave na afloop van een boekjaar indient, € 400 als je dat tijdens het boekjaar doet.
Er zijn nog meer voorwaarden, die je allemaal kunt terugvinden op de site van de Belastingdienst.

De juiste BTW-code

In de artikelenreeks BTW-codes: welke gebruik je wanneer en waarom heb ik het gebruik van de juiste BTW-code uitgebreid beschreven.

Waar je sinds 1 oktober 2012 extra op moet letten, is het juiste percentage voor het hoge BTW-tarief (19% of 21%):
•  ga na of je boekhoudprogramma de 2 verschillende percentages kan verwerken!
•  controleer de facturen op toepassing van het juiste percentage

In het artikel BTW-verhoging per 01-10-2012 – een checklist kun je lezen hoe je om moet gaan met de verschillende percentages voor het hoge BTW-tarief.

Heb je de juiste BTW-codes gebruikt? Check het!

Je hebt al je facturen en bonnen ingevoerd, maar ja: we zijn allemaal mensen, dus we kunnen allemaal wel ‘ns een foutje maken. 😉
Controleer dus je invoer!

Het beste kun je hiervoor een overzicht opvragen van je grootboekrekeningen.

Niet van de BTW-rekeningen, want dan moet je post voor post checken.
Beter kun je overzichten van je kosten- en omzetrekeningen gebruiken. Zelf exporteer ik die overzichten dan ook nog ‘ns naar Excel. Ik vind dat duidelijker, maar je moet natuurlijk zelf uitvinden wat voor jou het beste werkt.

Zoals ik al vaker heb aangegeven: bij iedere kosten- of omzetboeking moet een BTW-code gebruikt worden. Geen BTW is óók een BTW-code. Een ontbrekende BTW-code springt in een overzicht dus gelijk in ’t oog.

Wat ook opvalt, is bijvoorbeeld de BTW-code voor een buitenlandse verkoop of in-/aankoop als je nooit wat buiten Nederland hebt verkocht of aangeschaft.

Haal deze laatste foutjes eruit en je hebt aan alle voorwaarden voldaan om maximaal profijt te trekken van al je noeste arbeid:

• je hebt continu inzicht in je geldstromen en je financiële positie
• je vermindert het eventuele werk en dus de kosten voor je boekhouder of je accountant

Loop je nog tegen probleempjes aan die niet in deze artikelenreeks langs zijn gekomen? Zet je vraag dan hieronder neer, zodat ik of één van je mede-lezers je ermee kan helpen.

Ken je andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.