Boekhouding zelf doen – (3) Boekfoutjes opsporen

Boekhouding zelf doen - boekfoutjes

In deze artikelenreeks bespreek ik wat je kunt doen om de voordelen van het zelf doen van je boekhouding (een continu inzicht hebben in de geldstromen en financiële positie van je bedrijf en de kosten van je boekhouding in de hand houden) ook daadwerkelijk te verzilveren.

Artikel 1 – regelmatig je boekhouding bijhouden om continu inzicht te hebben in de geldstromen en financiële positie van je bedrijf

Artikel 2 – het belang van kloppende (financiële) saldi en de basisvoorwaarde om dit te kunnen controleren

In dit artikel geef ik je 2 ‘trucjes’ om onverhoopte boekfoutjes op te sporen. Ze zijn makkelijk uit te voeren en helpen je de meest voorkomende fouten eruit te vissen.

Het gebruikte plaatje is een screenshot uit het programma e-Boekhouden, maar in principe moet ieder boekhoudprogramma de selectiemogelijkheden hebben die ik in het voorbeeld gebruik.

De Check – kijk of je saldo klopt

Of je nou zelf de mutaties van je bankafschrift invoert of je bankmutaties importeert, doe altijd De Check. Als er ook maar één cent verschil bestaat tussen je grootboekrekening en het werkelijke saldo op je financiële rekening, is er minstens één mutatie niet helemaal goed ingevoerd.

In principe zal je programma na iedere gemaakte boeking een bijgewerkt saldo laten zien. Is dat niet zo, of klopt je saldo niet, dan kun je een overzicht opvragen van de net ingevoerde mutaties.

Ga hiervoor binnen je programma naar de overzichten (in sommige programma’s vind je die onder ‘Rapporten’) en kies voor een overzicht per grootboekrekening.
Kies voor de te bekijken periode precies dezelfde als de periode waarvan je de mutaties hebt bijgewerkt. De mutaties in je grootboek zouden dan exact dezelfde moeten zijn als op je bankafschrift/uit je import. Het saldo dus ook.

Boekhouding zelf doen

Een overzicht van grootboek 1100 Bank

De meest voorkomende boekfoutjes opsporen

Is het saldo niet gelijk, trek beide saldo’s dan eerst van elkaar af:

is het verschil deelbaar door 9? Dan heb je waarschijnlijk ergens 2 cijfers omgekeerd:

Boekhouding zelf doen - rekentruc 1

Aftrekken: 1.251,45 -/- 1.242,45 = 9 => deelbaar door 9

deel het verschil door 2. Komt de uitkomst voor als mutatie? Dan heb je dat bedrag waarschijnlijk ‘verkeerd om’ ingevoerd:

Boekhouding zelf doen - Rekentruc 2

Aftrekken: 1.242,45 -/- 1.226,67 = 15,78 => delen door 2 = 7,89

N.B.: bij e-Boekhouden.nl is dit een makkelijk te maken fout! De keuze ‘Geld uitgegeven’ of ‘Geld ontvangen’ (of Factuurbetaling verstuurd’ of ‘Factuurbetaling ontvangen’) maak je al bovenaan in ’t boekingsscherm. Na het opslaan van een boeking krijg je een ‘vers’ boekingsscherm, maar: de cursor springt gelijk naar het 3e veld: de boekdatum. ’t Is dan heel makkelijk om verkeerd door te boeken, dus doe je best hieraan te denken!

Doordat een dergelijk foutje zo gemaakt is, is dit bij boekhoudingen in e-Boekhouden de allereerste check die ik doe bij een afwijkend banksaldo.

Heb je met deze 2 rekentrucjes het verschil nog niet boven tafel? Dan zit er helaas niks anders op dan de mutaties op je grootboekrekening stuk voor stuk naast die op je bankafschrift (of importverslag) te leggen.

Deze eis, het exact gelijk zijn van de saldi, geldt voor alle financiële rekeningen, dus ook voor je kas, eventuele andere bankrekeningen, je credit card, je Paypalrekening, ….

 

Controleer jij of je saldi kloppen? Gebruik je andere controletrucjes die je wilt delen? Deel je ervaringen hieronder – alvast bedankt!

Ken je andere ZZP’ers voor wie dit artikel interessant is? Deel het dan met ze via één van de knoppen hieronder.

Click Here to Leave a Comment Below 0 comments