Veel ZZP’ers houden hun uren bij om maar één reden: het urencriterium. ZZP’ers die een fulltime langlopende klus op locatie hebben gevonden, houden vaak helemaal niks bij. Op hun declarabele uren alleen al gaan ze over de 1225 uur heen. Waarom zou je dan nog wat bijhouden?
Waarom, dat laat ik je hieronder zien. De eerste 2 redenen zijn wat mij betreft belangrijker dan het urencriterium. Die laatste staat daarom ook letterlijk als laatste in het rijtje.
1. Een urenregistratie geeft je inzicht in je bezigheden
Zeker als je net begint, is inzicht in hoe je je uren besteedt het belangrijkst. Er komen allerlei nieuwe werkzaamheden op je af, waarvan je nog geen idee hebt hoeveel tijd die kosten. Geen idee kunt hebben.
Alleen door het bijhouden van je bezigheden ontdek je hoeveel tijd je in je bedrijf steekt. Ontdek je dat je veel meer dan 40 uur per week aan het werk bent. Of minder declarabele uren kunt maken dan gepland. Als je tenminste ook nog tijd wilt kunnen besteden aan je administratie, acquisitie, al die dingen die ook bij het ondernemen horen.
Werk je bijvoorbeeld op basis van ingeschat of aangenomen werk, dan leer je via een urenregistratie veel beter inschatten hoeveel tijd een klus je kost. Waardoor je betere offertes kunt maken.
Maar ook als je al langer als ZZP’er aan de slag bent, is een urenregistratie heel nuttig.
- Het helpt je ‘afwijkingen’ te signaleren.
- Het helpt je het omslagpunt herkennen dat het lonend wordt om hulp in te huren.
- Het geeft je inzicht in je bezigheden tijdens een ‘thuiswerkdag’.
- ….
2. Een urenregistratie helpt je bij het factureren
Als jij op basis van een uurtarief aan het werk bent (‘uurtje/factuurtje-model’) ligt het aantal gewerkte uren aan de basis van je factuur. Hoe beter jij je uren hebt bijgehouden, des te makkelijker en sneller jij een correcte factuur de deur uit kunt doen.
Bovendien:
- Meningsverschillen over je gefactureerde uren zijn een stuk sneller opgelost als je er een goede onderbouwing van kunt overleggen.
- Bij veel opdrachten is het zelfs noodzakelijk om op je factuur zelf een onderbouwing te geven van je gemaakte uren.
Maar ook: hoe beter jij een aangenomen of ingeschatte klus van tevoren kunt inschatten, hoe dichter jouw factuur bij je offerte blijft. Daar zullen opdrachtgevers alleen maar blij mee zijn. Wie denk je dat er sneller betaalt, een blije of een minder blije opdrachtgever?
3. Een urenregistratie is bewijs voor het urencriterium
Ja, daar is ‘ie dan, als laatste in het rijtje.
Jij hebt hard gewerkt, dus je vinkt op je aangifte Inkomstenbelasting aan dat je – net als eerdere jaren – aan het urencriterium hebt voldaan. Fijn, want ook nu kun je gebruik maken van diverse ondernemersaftrekken, zoals de zelfstandigenaftrek.
Dan komt de dag dat de Belastingdienst graag je boeken wil zien. Kan gebeuren, want theoretisch komt elke ondernemer eens in de 5 jaar aan de beurt. De inspecteur vraagt om je urenverantwoordingen, ook die van het betreffende jaar. Je hebt je uren niet netjes geteld, maar je hebt je agenda. Prima toch?
De inspecteur zucht, maar gaat al bladerend door je agenda aan het tellen en komt uit op … 1085 uur. Wat?! Maar je haalt normaliter die 1225 uur toch met gemak?!?
Ooooh ja, dat was het jaar dat je tijdens je wintersportvakantie je been had gebroken. De eerste weken na je gipsvlucht kon je inderdaad niet veel uren werken. En ook al die doktersbezoeken kostten nogal wat tijd. Gelukkig was je wel op tijd hersteld voor je zomervakantie van 3,5 week. Maar verder had je toch lekker doorgewerkt?
Met een goede urenregistratie had je op tijd kunnen signaleren dat je je zomervakantie misschien beter met een weekje had kunnen inkorten. Of andere maatregelen kunnen nemen. Of het vinkje op je aangifte Inkomstenbelasting achterwege laten.
Nu keurt de inspecteur je ondernemersaftrekken af en corrigeert je aangifte overeenkomstig. Dat kost je een flink en vooral onverwacht bedrag. Aan belasting, belastingrente, misschien geen boete, kosten voor je boekhouder voor correctie van aangiftes van latere jaren, … En het kost je tijd. Zondetijd.
Je ziet het: het bijhouden van je uren is altijd nuttig en waardevol. En hoe nauwkeuriger jij je urenregistratie bijhoudt, des te betrouwbaarder de gegevens zijn die je eruit kunt halen. Gegevens waarmee jij beslissingen kunt nemen die je ZZP-bedrijf vooruit helpen, richting maximaal succes.
Vond je dit artikel nuttig? Laat me dat dan weten via een Like, Tweet of andere sociale blijk van waardering. Of via een reactie, natuurlijk 😉
Ken jij andere ZZP’ers voor wie dit een nuttig artikel is? Deel het dan met ze via één van de opties hieronder.
0 comments